受取請求書を電子化する方法｜紙・メール・Web請求書のデータ化と管理を解説

受取請求書が、

紙で郵送される。

PDFがメールで届く。

取引先のWebサイトへログインしてダウンロードする。

こうした受領方法が混在していると、請求書を集めるだけでも経理担当者の負担になる。

さらに、受け取った請求書の内容をExcelや会計ソフトへ入力している会社では、

「受け取る」

「確認する」

「入力する」

「保存する」

という作業が毎月繰り返される。

そこで検討したいのが、受取請求書の電子化・データ化だ。

紙の請求書をスキャンするだけでなく、メールやWebで届く請求書もまとめて管理し、OCRやAI OCR、請求書受領システムを使って入力作業まで減らすことができる。

この記事では、

• 受取請求書とは何か
• 受取請求書を電子化する方法
• 請求書をデータ化する方法
• 紙・メール・Web請求書をまとめて管理する方法
• OCRや請求書受領システムを使う方法
• 電子化を進める手順

を順番に解説する。

「請求書を受け取った後の作業を減らしたい」という会社は、まずここから整理してほしい。

受取請求書とは？

受取請求書とは、取引先から自社に届く請求書のこと。

自社が取引先へ発行する「発行請求書」とは逆で、商品やサービスの代金を支払う側が受け取る請求書を指す。

例えば、

• 仕入先から届く請求書
• 外注先から届く請求書
• 広告会社やシステム会社から届く請求書
• オフィス用品や備品の請求書
• 業務委託先から届く請求書

などが受取請求書にあたる。

受取請求書は、受け取った後に内容を確認し、社内承認を経て、会計処理や支払いへ進める必要がある。

つまり、単に「請求書を受け取る」だけでは終わらない。

受領 → 確認 → 承認 → 会計処理 → 支払い → 保存

という一連の業務が発生する。

受取請求書と発行請求書の違い

受取請求書と発行請求書の違いは、請求書を「受け取る側」か「発行する側」か。

受取請求書には紙・メール・Webなどがある

受取請求書は、すべて同じ方法で届くとは限らない。

現在でも、

• 紙で郵送される
• PDFがメールで届く
• 取引先のWebサイトからダウンロードする
• クラウドサービス上で受け取る

など、複数の受領方法が混在している会社は多い。

問題は、請求書の形式そのものより、受領場所が分散すること。

例えば、

「紙は総務」

「メールは経理」

「Web請求書は担当者が取得」

という状態になると、請求書を探すだけでも手間がかかる。

そのため受取請求書の電子化では、単純に紙をPDFへ変えるだけでなく、

紙・メール・Webなど異なる受領方法を、最終的に一か所へまとめること

が重要になる。

受取請求書の管理で起こりやすい問題

受取請求書の管理では、単に「紙が多い」だけが問題ではない。

実際には、受領方法のバラつきや手入力、承認状況の分かりにくさなど、複数の作業が積み重なって経理担当者の負担になる。

代表的なのは次のような問題です。

紙・メール・Webで受領方法がバラバラ

請求書は、

• 郵送
• メール添付
• Webサイトからのダウンロード
• クラウドサービス

など、取引先ごとに違う方法で届く。

その結果、

「どこに請求書があるか分からない」

「誰が受け取ったのか分からない」

という状態になりやすい。

請求書を探す時間が発生する

紙はファイル、PDFはメール、Web請求書は担当者のパソコン。

このように保存場所が分かれていると、過去の請求書を確認するだけでも時間がかかる。

Excelや会計ソフトへの転記が必要になる

受け取った請求書を確認した後、

• 取引先名
• 請求日
• 金額
• 支払期日
• 勘定科目

などをExcelや会計ソフトへ手入力している会社も多い。

同じ内容を複数のシステムへ入力している場合は、二重入力や入力ミスの原因にもなる。

承認状況が分かりにくい

紙の回覧やメールで承認していると、

「誰のところで止まっているのか」

「承認されたのか」

が分かりにくくなる。

支払期限が近づいてから確認漏れに気づくこともある。

担当者しか管理方法が分からなくなる

請求書の保存場所や処理手順が担当者ごとに決まっていると、属人化しやすい。

担当者が休んだり異動したりしたときに、処理方法が分からなくなるリスクもある。

受取請求書を電子化する4つの方法

受取請求書を電子化する方法は、大きく4つある。

会社によって現在の請求書の受け取り方や処理量が違うため、すべてを一気に変える必要はない。

まずは、自社で負担になっている工程から減らしていくと進めやすい。

1．紙の請求書をスキャンしてPDF化する

もっとも始めやすい方法は、紙の請求書をスキャンしてPDF化すること。

紙のまま保管するより、

• 検索しやすい
• 保管スペースを減らせる
• 他の担当者と共有しやすい
• 紛失リスクを下げやすい

といったメリットがある。

ただし、ここで注意したいのは、

PDF化しただけでは、請求書の内容をデータとして使えるわけではない

ということ。

PDFを見ながらExcelや会計ソフトへ手入力しているなら、入力作業そのものは残る。

2．メールで届く請求書をクラウドへ集約する

メール添付で届く請求書は、担当者ごとのメールボックスやPC内に保存されがち。

これをクラウド上の共有フォルダや請求書管理サービスへ集約すると、

「どこに保存したか分からない」

という状態を減らしやすい。

紙を減らすだけでなく、

請求書の保存場所を統一する

ことが重要。

3．OCR・AI OCRで請求書をデータ化する

請求書の入力作業まで減らしたい場合は、OCRやAI OCRを使う方法がある。

OCRを使うと、請求書に記載された、

• 取引先名
• 請求日
• 金額
• 支払期日
• 登録番号

などを読み取り、データとして扱いやすくできる。

AI OCRは、帳票のレイアウトが複数ある場合や、請求書の形式が統一されていない場合にも活用しやすい。

ただし、OCRでも読み取り結果の確認が必要になる場合があるため、

「読み取れるか」だけでなく「修正しやすいか」まで確認する

のが大切。

4．請求書受領システムを使う

受取請求書の業務全体を効率化したい場合は、請求書受領システムを使う方法がある。

サービスによっては、

• 紙請求書の受領
• メール請求書の取り込み
• Web請求書の取得
• OCR・AI OCRによるデータ化
• 承認
• 会計ソフトとの連携
• 保存

までまとめて対応できる。

単純に「紙をPDFへ変える」だけでなく、

受領から会計処理までの流れを一つにつなげたい会社

に向いている方法。

受取請求書を「電子化」するだけでは不十分

受取請求書の電子化というと、

紙の請求書をスキャンしてPDFにすること

をイメージしやすい。

もちろん、紙を減らして保存しやすくするという意味では有効。

ただし、業務効率化まで考えるなら、PDF化しただけでは不十分な場合がある。

例えば、

紙の請求書
↓
スキャンしてPDF化
↓
PDFを見ながらExcelへ入力
↓
さらに会計ソフトへ入力

という流れなら、紙はなくなっても手入力は残ったまま。

つまり、

電子化＝紙をデジタルファイルに変えること

と、

データ化＝請求書の内容をシステムで利用できる情報に変えること

は分けて考えた方がいい。

電子化とデータ化の違い

受取請求書をデータ化する方法

受取請求書をデータ化する方法は、一つではない。

単純なOCRで文字を読み取る方法もあれば、AI OCRやオペレーターによる確認、請求書受領システムを使って受領から処理までまとめて効率化する方法もある。

重要なのは、

「請求書を読み取れるか」だけでなく、読み取った後の作業をどこまで減らせるか

で考えること。

OCRを使う

OCRは、画像やPDFに書かれている文字を読み取り、テキストデータへ変換する仕組み。

請求書では、

• 取引先名
• 請求日
• 請求金額
• 支払期日
• 登録番号

などを読み取る用途に使われる。

紙の請求書をPDF化したあと、OCRで内容を読み取れば、すべてを手入力するより作業を減らせる。

ただし、文字のかすれや傾き、帳票レイアウトによっては読み取りミスが起こることもある。

AI OCRを使う

AI OCRは、AIを活用して文字や帳票の構造を認識するOCR。

従来のOCRよりも、レイアウトが異なる帳票や複雑な請求書に対応しやすいことがある。

例えば、取引先ごとに請求書の形式が違う会社では、

「A社は左上に金額」「B社は右下に支払期日」

のようにレイアウトがバラバラでも、AI OCRを使うことで読み取りやすくなる場合がある。

ただし、

AI OCRでも100％正確とは限らない。

最終的には読み取り結果の確認や修正が必要になるケースもある。

オペレーターによるデータ化を利用する

サービスによっては、AIやOCRだけでなく、オペレーターが請求書を確認してデータ化する方式もある。

これは、

AIだけでは読み取りにくい請求書でも精度を高めたい場合

に向いている。

例えば、

• 複雑な明細
• 読みにくいスキャン
• 特殊な帳票
• 入力ミスをできるだけ減らしたい業務

では、人による確認が有効な場合がある。

一方で、OCRだけの場合と比べて料金や処理時間が変わることもあるため、

精度・スピード・料金のバランス

で選ぶ必要がある。

請求書受領システムで自動化する

もっと広い範囲を効率化したい場合は、請求書受領システムを使う方法がある。

請求書受領システムでは、サービスによって、

• 紙請求書の受領
• メール請求書の取り込み
• Web請求書の取得
• OCR・AI OCR
• データ化
• 承認
• 会計システム連携
• 保存

までまとめて対応できる。

つまり、

請求書を「読む」だけでなく、「受け取る→処理する→保存する」までつなげられる

のが大きな違い。

請求書の枚数が多い会社や、複数の受領方法が混在している会社では、OCR単体よりも請求書受領システムの方が業務全体を減らしやすい。

紙・メール・Webで届く請求書を一元管理するには？

受取請求書の管理が複雑になる大きな原因は、請求書そのものよりも受領経路がバラバラなこと。

例えば、

• A社は紙で郵送
• B社はPDFをメール添付
• C社は取引先のWebサイトからダウンロード
• D社はクラウドサービス上で発行
• E社は担当者個人のメールへ送付

という状態。

この場合、経理担当者は毎月、

「郵便物を確認する」

「メールを探す」

「Webサイトへログインする」

「担当者へ確認する」

といった作業を繰り返すことになる。

ここで大切なのは、すべての取引先に同じ送付方法へ変えてもらうことではない。

現実には、取引先ごとに請求書の送付方法が違うことも多い。

だからこそ、

受領方法は違っても、最終的に一か所へ集約する

という考え方が重要になる。

受領方法が違っても管理場所を統一する

例えば、

という流れにすると、請求書の入口が違っても、その後の処理を統一しやすい。

これによって、

• 請求書を探す時間を減らす
• 未受領の請求書を把握しやすくする
• 担当者ごとの保存を減らす
• 承認状況を確認しやすくする
• 会計処理までの流れを標準化する

といった効果が期待できる。

受取請求書の電子化に請求書受領システムを使う方法

受取請求書の処理をまとめて効率化したい場合は、請求書受領システムを使う方法がある。

OCRやAI OCRは、主に請求書の文字や金額を読み取ってデータ化するための仕組み。

一方、請求書受領システムはサービスによって、

• 紙請求書の受領
• メール請求書の取り込み
• Web請求書の取得
• OCR・AI OCRによるデータ化
• 承認
• 会計ソフトとの連携
• 電子保存

まで一連の流れをまとめて管理できる。

つまり、

「請求書を読む」だけでなく、「受け取る→処理する→保存する」までつなげる

のが大きな違い。

OCRだけの場合

請求書を受領
↓
自社でPDF化
↓
OCRで読み取り
↓
内容を確認
↓
別のシステムで承認
↓
会計処理
↓
保存

というように、OCRの前後に複数の作業が残ることがある。

請求書受領システムの場合

サービスによっては、

請求書を受領
↓
自動取り込み・受領代行
↓
OCR・AI OCR
↓
確認・承認
↓
会計ソフトへ連携
↓
保存

という流れを一つの仕組みにまとめられる。

請求書の枚数が多い会社や、紙・メール・Webなど複数の受領方法が混在している会社ほど、単体OCRよりも業務全体を整理しやすい。

OCRと請求書受領システムの違い

請求書受領システムが向いているのは、毎月の請求書枚数が多い会社や、紙・メール・Webなど受領方法がバラバラな会社です。

ほかにも、承認に時間がかかる、Excelや会計ソフトへの転記が多い、複数拠点で請求書を受け取っている、経理担当者しか処理方法が分からない、といった状態なら検討しやすいです。

反対に、請求書枚数が少なく、すでにメール受領へ統一されていて、手入力もほとんど発生していない場合は、大規模なシステムを導入する必要がないこともあります。

大事なのは、システムを入れること自体ではなく、どの作業を減らしたいのかを先に決めることです。

請求書受領システムを比較したい場合

受取請求書の電子化を進める方法として、請求書受領システムを使うのは有効です。

ただし、サービスごとに、

• 料金
• AI OCR
• 紙請求書への対応
• メール請求書の取り込み
• Web請求書の取得
• 受領代行
• 承認機能
• 会計ソフト連携

などが異なります。

そのため、

「請求書受領システムならどれでも同じ」

と考えるのは避けた方がいいです。

例えば、

紙請求書の受領から任せたい会社

と、

PDF請求書はすでに集約できていて、AI OCRによるデータ化を重視したい会社

では、選ぶサービスが変わります。

また、

月間の請求書枚数が少ない会社

と、

毎月数百〜数千件の請求書を処理する会社

でも、料金の見方や必要な機能は違います。

そのため、サービス選びでは機能の多さだけでなく、

自社で減らしたい作業に合っているか

を基準に比較するのが大切です。

受取請求書を電子化する主なメリット

1．請求書の所在を把握しやすくなる

紙、メール、Webなどに分散した請求書を一つの保存先やシステムへ集めることで、請求書の所在を確認しやすくなります。

「担当者へ届いているが経理には届いていない」といった状態を減らすには、受領方法が異なっていても、最終的な保存先や管理場所を一元化することが重要です。

2．入力作業を減らしやすい

AI-OCRや入力代行に対応した請求書受領システムでは、請求日、支払期日、取引先、金額、登録番号などのデータ化を支援できます。

ただし、読み取り結果が常に完全とは限らないため、最終確認を行う運用は必要です。

3．申請・承認状況を確認しやすい

紙やメールで承認していると、誰の確認で止まっているか分かりにくくなることがあります。

ワークフロー機能を利用すれば、申請・承認・差し戻しなどの状況をシステム上で管理しやすくなります。

4．会計ソフトへの二重入力を減らせる

請求書情報を会計ソフトへAPIまたはCSVで連携できるサービスでは、同じ情報を何度も入力する作業を減らせます。

利用中の会計ソフトによって連携方法が異なるため、導入前の確認が必要です。

5．電子帳簿保存法へ対応しやすくなる

電子帳簿保存法に対応する機能を備えたシステムでは、検索、訂正・削除の管理、保存などを行いやすくなります。

ただし、システムを導入するだけで法対応が自動的に完了するわけではありません。対象書類、保存担当者、処理手順など、自社の運用ルールも必要です。

6．インボイスの確認を効率化しやすい

仕入税額控除を受けるためには、原則として帳簿と請求書等の保存が必要です。保存対象には適格請求書や、その電磁的記録も含まれます。

受取請求書を電子化しておけば、登録番号や税率、消費税額などを確認・管理しやすくなります。

受取請求書の電子化を進める手順

受取請求書の電子化は、いきなりシステムを導入するのではなく、現在の業務を整理してから進めるとスムーズです。

STEP1 現在の受領方法を確認する

まずは請求書がどこへ届いているかを確認します。

例えば、

• 郵送
• メール添付
• Webダウンロード
• 担当者個人宛
• 支店・営業所

などです。

受領場所が分散している企業ほど、まずは「どこから届いているか」と「最終的にどこで管理するか」を整理することが重要です。
すべての取引先に同じ送付方法へ変更してもらう必要はありません。紙・メール・Webなど受領方法が異なっていても、最終的な管理場所を一元化できないか検討します。

STEP2 現在の業務を洗い出す

請求書が届いてから支払いまで、

• 開封
• スキャン
• 入力
• 承認
• 会計登録
• 振込

どこに時間がかかっているかを確認します。

システム選びは、この課題を基準に考えると失敗しにくくなります。

STEP3 必要な機能を整理する

企業によって必要な機能は異なります。

例えば、

• OCR
• AI-OCR
• 承認ワークフロー
• 会計ソフト連携
• 原本保管
• 受領代行
• 支払データ作成

などがあります。

不要な機能まで含めて契約するとコストが増えるため、優先順位を決めておきましょう。

特に、請求書を「データ化したい」のか、「受領そのものから任せたい」のかで必要なサービスは変わります。

STEP4 複数サービスを比較する

請求書電子化サービスは、

• 得意分野
• 原本管理
• OCR精度
• 承認機能
• 料金体系

が大きく異なります。

最初から1社に決めるのではなく、複数サービスの料金や機能を比較して、自社の請求書業務に合うものを絞り込みましょう。

特に確認したいのは、

• 紙・メール・Webへの対応
• OCR・AI OCR
• 受領代行
• 承認機能
• 会計ソフト連携
• 料金体系

です。

候補を絞った後に、必要に応じて資料請求や問い合わせ、トライアルなどで実際の運用に合うか確認すると失敗しにくくなります。

受取請求書システムはどんな企業に向いている？

次のような企業では、受取請求書システムを導入する効果が期待できます。

• 毎月の請求書処理に時間がかかっている
• 複数の拠点や部署へ請求書が届く
• 紙・メール・Web請求書が混在している
• 承認待ちや確認漏れが発生しやすい
• Excelや会計ソフトへ同じ情報を何度も入力している
• 請求書の受領から保存まで一元管理したい
• 電子帳簿保存法に対応した運用を整えたい

一方で、

• 請求書の処理件数が少ない
• すでに受領方法や保存場所を整理できている
• 承認フローが単純
• 手入力や請求書管理にほとんど時間がかかっていない

という企業では、高機能な請求書受領システムを導入しても、費用に対して削減できる作業が少ない場合があります。

重要なのは請求書の枚数だけではなく、

「現在、受領・入力・承認・保存にどれだけ時間がかかっているか」

で判断することです。

サービス選びで確認したいポイント

請求書受領システムを比較するときは、料金だけで決めず、現在の請求書業務に必要な機能があるかを確認します。

特に確認したいのは次の項目です。

• 紙請求書の受領に対応しているか
• メール・Web請求書を取り込めるか
• OCR・AI OCRに対応しているか
• 受領代行を利用できるか
• 承認ワークフローを設定できるか
• 利用中の会計ソフトと連携できるか
• 電子帳簿保存法に対応した保存・管理ができるか
• 料金体系が自社の請求書処理量に合っているか
• 導入後のサポート体制は十分か

すべての機能が必要とは限りません。

例えば、

紙請求書の処理が負担になっている会社

なら受領代行を重視する。

Excelや会計ソフトへの入力が負担になっている会社

ならOCR・AI OCRやシステム連携を重視する。

というように、現在困っている作業から優先順位を決めるとサービスを比較しやすくなります。

受取請求書を電子化する方法|よくある質問

電子化すると紙は不要になりますか？

必ず不要になるわけではありません。

保存方法や社内規程によって異なるため、電子帳簿保存法や自社ルールを確認しましょう。

OCRだけ導入すれば十分ですか？

OCRは入力を効率化する機能です。

承認や会計連携、保存まで効率化したい場合は、請求書受領システム全体を比較した方がよいでしょう。

無料で始められるサービスはありますか？

サービスによって異なります。

無料トライアルや資料請求を用意しているサービスもあるため、最新情報は公式サイトで確認してください。

受取請求書を電子化する方法｜メリット・進め方・システムの選び方を解説｜まとめ

受取請求書の電子化は、単なるPDF化ではなく、

• 受領
• データ化
• 承認
• 会計連携
• 保存

までを一つの流れで管理することが目的です。

請求書の件数が増えてきた企業ほど、手作業による入力や確認の負担も大きくなります。

自社の課題を整理したうえで複数サービスを比較し、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。