請求書をデータ化するには？紙・PDFの処理手順とサービスの選び方

請求書をデータ化するには、紙をスキャンするか、 受け取ったPDFを取り込み、OCRなどで取引先名・請求日・金額を読み取ります。 読み取り結果を確認した後、CSVやAPIで会計ソフトへ連携します。

ここで区別したいのが、請求書をPDFとして保存することと、 記載された金額や日付を業務に使えるデータへ変換することです。

PDFを保存しただけでは、会計ソフトへの入力作業まで減らせるとは限りません。

この記事では、紙・PDFの請求書をデータ化する手順、 OCRと請求書受領システムの違い、 サービスを選ぶ際の費用・精度・連携の確認ポイントを解説します。

請求書データ化サービスとは？

請求書データ化サービスとは、紙やPDFで受け取った請求書をデータ化し、経理業務を効率化するサービスです。

請求書には、取引先名、請求日、請求金額、消費税額、支払期限、振込先など、多くの情報が記載されています。これらを毎回手入力すると時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れが発生する原因にもなります。

請求書データ化サービスでは、OCRやAI OCRを利用して請求書の情報を読み取り、データとして利用できる状態へ変換します。

近年は文字を読み取るだけでなく、

• 会計ソフトへの連携
• 承認ワークフロー
• 支払管理
• 電子帳簿保存法に対応した保存
• 原本保管

まで対応するサービスも増えています。

そのため、単に入力作業を減らすだけでなく、請求書処理全体の効率化を目的として導入されるケースが増えています。

請求書データ化サービスでできること

紙・PDFの請求書をデータ化する手順

請求書データ化サービスは、紙やPDFの請求書を読み取り、その情報をシステムで利用できるデータへ変換する仕組みです。

一般的な流れは次のようになります。

まず、紙の請求書をスキャンするか、PDFをアップロードします。

取り込まれた請求書はOCRやAI OCRによって解析され、会社名、請求日、請求金額、消費税額、支払期限などの項目が自動で抽出されます。

抽出されたデータは担当者が確認し、必要に応じて修正します。

その後、CSVやAPIを利用して会計ソフトや販売管理システムへ連携します。

サービスによっては、この後の承認ワークフローや支払管理まで対応できるものもあります。

AI OCRの精度は年々向上していますが、印字が薄い請求書や手書き文字、特殊なレイアウトでは誤認識が発生することがあります。

そのため、多くのサービスでは、人による確認やオペレーター補正を組み合わせることで精度を高めています。

請求書データ化の流れ

請求書データ化サービスとAI OCR・請求書受領システムとの違い

請求書データ化サービスについて調べていると、「AI OCR」「請求書受領システム」という似た言葉を目にすることがあります。

どれも請求書業務を効率化するための仕組みですが、役割は同じではありません。

AI OCRは、請求書に記載された文字を読み取り、データへ変換するための技術です。会社名や請求日、請求金額などを認識し、入力作業を減らす役割があります。

請求書データ化サービスは、そのAI OCRなどを利用して請求書をデータ化し、確認や会計ソフトとの連携まで支援するサービスです。

さらに、請求書受領システムは、請求書を受け取るところから、データ化、承認、支払い、保管まで一連の業務を効率化するシステムです。

つまり、AI OCRは「文字を読む技術」、請求書データ化サービスは「データ化するサービス」、請求書受領システムは「請求書業務全体を管理するシステム」と考えると違いが分かりやすくなります。

業務量が少なく、入力作業だけを減らしたい場合はAI OCRでも十分なケースがあります。

一方で、請求書の受領から承認、会計ソフト連携までまとめて効率化したい場合は、請求書受領システムまで含めて比較した方がよいでしょう。

AI OCR・請求書データ化サービス・請求書受領システムの違い

請求書データ化サービスを導入するメリット

請求書データ化サービスを導入すると、単に入力作業が減るだけではありません。

経理担当者の負担軽減や、入力ミスの防止、会計ソフトとの連携など、請求書業務全体の効率化につながります。

企業によって効果は異なりますが、請求書の処理件数が多いほど、導入メリットを実感しやすい傾向があります。

代表的なメリットを見ていきましょう。

手入力の時間を減らせる

請求書を一件ずつ入力する作業は、多くの時間がかかります。

請求書データ化サービスを利用すれば、AI OCRなどが会社名や請求金額などを読み取り、入力作業を大幅に減らせます。

入力ミスを減らしやすい

人が入力すると、金額や日付の入力ミスが発生することがあります。

データ化サービスを利用することで転記作業が減り、入力ミスの防止につながります。

ただし、読み取り結果が常に正しいとは限らないため、重要項目の確認は必要です。

会計ソフトへ連携しやすい

読み取ったデータをCSVやAPIで会計ソフトへ取り込めるサービスもあります。

二重入力を減らせるため、経理担当者の負担軽減につながります。

請求書を検索しやすくなる

紙の請求書では、必要な書類を探すだけでも時間がかかります。

データ化すれば、会社名や請求日、請求番号などで検索できるため、過去の請求書も見つけやすくなります。

電子帳簿保存法への対応を進めやすい

電子帳簿保存法に対応した保存機能や検索機能を備えたサービスもあります。

ただし、サービスを導入するだけで法令に自動対応できるわけではありません。

自社の運用が要件を満たしているかも確認しましょう。

導入メリットまとめ

請求書データ化サービスのデメリット

請求書データ化サービスは多くのメリットがありますが、導入すればすべての課題が解決するわけではありません。

サービスによって機能や料金、対応範囲は大きく異なるため、自社の業務に合っているかを確認することが重要です。

導入前に知っておきたい注意点を紹介します。

読み取り結果の確認は必要

AI OCRの精度は年々向上していますが、100％正確に読み取れるわけではありません。

例えば、次のような請求書では誤認識が起こることがあります。

• 印字が薄い
• スキャン画像が傾いている
• 手書き文字が含まれている
• レイアウトが特殊
• 解像度が低い

請求金額や振込先など重要な項目は、人が確認する運用を前提に考えましょう。

利用料金がかかる

請求書データ化サービスには、

• 月額料金
• 初期費用
• 読み取り枚数ごとの従量課金
• オプション料金

などが設定されていることがあります。

請求書の枚数が少ない企業では、費用対効果を感じにくい場合もあります。

サービスごとに機能が異なる

同じ「請求書データ化サービス」でも、

• AI OCRだけ提供するサービス
• オペレーター確認付き
• 会計ソフト連携
• 承認ワークフロー
• 原本保管

など、対応範囲は大きく異なります。

料金だけで比較するのではなく、自社に必要な機能を整理して選ぶことが重要です。

既存システムとの連携確認が必要

会計ソフトや販売管理システムと連携できない場合、CSVで取り込むなど追加作業が必要になることがあります。

導入前には、

• 利用中の会計ソフトに対応しているか
• API連携に対応しているか
• CSV取り込みができるか

を確認しましょう。

導入前チェックポイント

請求書データ化サービスがおすすめの企業

請求書データ化サービスは、すべての企業に必要というわけではありません。

特に請求書の処理件数が多い企業や、手入力による負担が大きい企業では、導入効果を実感しやすいでしょう。

反対に、月数枚しか請求書を処理しない場合は、導入コストに見合わないケースもあります。

自社の業務量や課題に合わせて判断することが重要です。

おすすめの企業

• 毎月100枚以上の請求書を処理している
• 紙の請求書が多い
• PDF請求書が増えてきた
• 手入力に時間がかかっている
• 入力ミスを減らしたい
• 会計ソフトへ二重入力している
• 電子帳簿保存法への対応を進めたい
• 経理担当者の負担を減らしたい

あまり向いていない企業

• 請求書が月10枚程度しかない
• すでに請求書受領システムを導入している
• すべて電子請求書で自動連携できている
• データ入力をほとんど行っていない

向いている企業診断

請求書データ化サービスの選び方

請求書データ化サービスは、料金だけで選ぶと導入後に「思っていた機能がなかった」というケースもあります。

比較するときは、価格だけでなく、自社の業務に必要な機能が揃っているかを確認しましょう。

特に次の5つは比較しておきたいポイントです。

• AI OCRの読み取り精度
• オペレーター補正の有無
• 会計ソフトとの連携
• 電子帳簿保存法への対応
• 月額料金・従量課金

また、請求書をデータ化するだけでなく、承認や支払管理まで効率化したい場合は、請求書受領システムも比較対象に含めることをおすすめします。

おすすめ請求書データ化サービス比較

請求書データ化サービスには、AI OCRによる自動読み取りを中心としたサービスから、オペレーターによる確認、承認ワークフロー、会計ソフト連携まで対応するサービスまで、さまざまな種類があります。

自社に合うサービスを選ぶには、「どこまで業務を効率化したいか」を整理することが重要です。

入力作業だけを減らしたいのか、それとも請求書の受領から支払いまで一元管理したいのかによって、選ぶべきサービスは変わります。

ここでは、請求書データ化に対応している代表的なサービスを紹介します。

おすすめサービス比較