OCRとは？仕組み・AI OCRとの違い・メリット・活用事例を初心者にもわかりやすく解説

請求書や領収書、契約書などの紙書類を電子化したいと考えたとき、「OCR」という言葉を目にする機会が増えています。

OCRは、紙や画像に書かれた文字を読み取り、編集や検索ができるテキストデータへ変換する技術です。近年では、AI技術を活用した「AI OCR」の普及により、従来よりも幅広い書類を高い精度で読み取れるサービスが増えています。

一方で、「OCRとAI OCRは何が違うの？」「電子帳簿保存法に対応できるの？」「どんな業務で役立つの？」と疑問を持つ方も少なくありません。

この記事では、OCRの基本的な仕組みから、AI OCRとの違い、メリット・デメリット、活用事例、OCRソフトの選び方までを初心者にもわかりやすく解説します。

また、電子帳簿保存法との関係や、OCRを活用した業務効率化のポイントについても紹介しますので、OCRの導入を検討している企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

OCRとは？

OCR（Optical Character Recognition）は、日本語で「光学文字認識」と呼ばれる技術です。

紙に印刷された文字や、画像・PDFに含まれる文字を読み取り、コンピューターが利用できるテキストデータへ変換します。

例えば、紙の請求書をスキャンすると、そのままでは画像データとして保存されます。

しかしOCRを利用すると、

• 会社名
• 請求書番号
• 請求日
• 金額
• 支払期限

などの情報を文字データとして認識し、検索や編集、システム連携ができるようになります。

現在では請求書や領収書だけでなく、

• 契約書
• 納品書
• 発注書
• 名刺
• アンケート
• 申込書

など、多くの書類の電子化に利用されています。

OCRは何の略？

OCRは

Optical Character Recognition

の略称です。

それぞれの意味は次のとおりです。

Optical：光学

Character：文字

Recognition：認識

つまり、「画像の中にある文字を認識し、文字データへ変換する技術」を意味します。

OCRでできること

OCRを利用すると、紙の書類や画像内の文字をテキストデータとして活用できるようになります。

例えば次のようなことが可能です。

• 紙の請求書を電子データ化する
• 領収書を経費精算システムへ取り込む
• 契約書を検索できるようにする
• 名刺情報を顧客管理システムへ登録する
• PDFから文字データを抽出する
• アンケートや申込書を集計しやすくする

OCRは「紙をデータへ変える入口」となる技術であり、会計ソフトや請求書受領システムなどと連携することで、業務全体の効率化につながります。

OCRと電子帳簿保存法の関係

OCRは、電子帳簿保存法そのものに対応するための制度や機能ではありません。

一方で、請求書や領収書を文字データとして管理し、検索しやすくすることで、電子帳簿保存法への対応を支援する役割を担っています。

実際には、法令へ対応するためにはOCRだけでなく、

• 電子保存の仕組み
• 検索要件を満たす機能
• 適切な保存・運用ルール

などを備えたシステムや運用が必要です。

そのため、多くの企業ではOCRを搭載した請求書受領システムや経費精算システムを導入し、法令対応と業務効率化を同時に進めています。

電子保存の要件や制度について詳しく知りたい方は、「電子帳簿保存法とは？」の記事もあわせてご覧ください。

OCRの仕組み

OCRは、画像や紙の書類に書かれた文字を「文字」として認識し、コンピューターが利用できるテキストデータへ変換する技術です。

人が書類を見て内容を読み取るように、OCRも画像の中から文字がある場所を検出し、一文字ずつ解析してデータ化します。

現在ではAI技術の進歩により、従来よりも高い精度で文字を認識できるOCRサービスが増えており、請求書や領収書など企業のバックオフィス業務でも広く利用されています。

OCRはどのように文字を認識するの？

OCRは一般的に、次のような流れで文字を認識します。

1. 書類を画像として取り込む
2. 文字がある位置を検出する
3. 一文字ずつ解析する
4. テキストデータへ変換する

例えば請求書では、

• 請求先
• 請求書番号
• 発行日
• 金額
• 支払期限

などの情報を読み取り、会計ソフトや請求書受領システムなどで利用できるデータへ変換します。

OCRの種類

OCRと一口にいっても、用途によってさまざまな種類があります。

ここでは代表的な技術を紹介します。

活字OCR

活字OCRは、印刷された文字を読み取る最も一般的なOCRです。

例えば、

• 請求書
• 納品書
• 契約書
• カタログ
• パンフレット

など、パソコンで作成された文書の読み取りを得意としています。

企業向けOCRサービスの多くで採用されています。

手書きOCR（ICR）

手書きOCR（ICR：Intelligent Character Recognition）は、手書き文字の読み取りに対応した技術です。

例えば、

• アンケート
• 申込書
• 点検表
• 作業日報

などで利用されています。

ただし、文字の癖や筆記状態によって認識精度は変わるため、読み取り結果を人が確認する運用が一般的です。

OMR（光学式マーク認識）

OMR（Optical Mark Recognition）は、マークシートのような「塗りつぶし」を読み取る技術です。

厳密にはOCRとは異なる技術ですが、書類の電子化であわせて利用されることがあります。

例えば、

• 試験のマークシート
• アンケート用紙
• 出席確認票

などの集計に活用されています。

AI OCR

AI OCRは、AI（人工知能）を活用して文字を認識する技術です。

従来のOCRでは読み取りが難しかった、

• レイアウトが異なる請求書
• 一部の手書き文字
• 傾いた書類
• 印字が薄い書類

などにも対応しやすくなっています。

ただし、対応できる書類や認識精度は製品によって異なるため、導入前に対応範囲を確認することが大切です。

OCRとAI OCRの違い

OCRとAI OCRは混同されることがありますが、文字を認識する仕組みが異なります。

従来のOCRは、あらかじめ設定されたパターンをもとに文字を判別します。

そのため、

• レイアウトが大きく異なる書類
• 特殊なフォント
• かすれた文字

などでは認識精度が下がることがあります。

一方、AI OCRは機械学習やディープラーニングを活用して文字の特徴を学習しています。

多くのAI OCR製品では、非定型帳票やレイアウトの異なる請求書にも対応しており、従来型OCRより高い認識精度が期待できます。

ただし、すべてのAI OCRが同じ性能というわけではありません。

対応する帳票や認識精度、連携機能はサービスごとに異なるため、自社の業務に合った製品を選ぶことが重要です。

AI OCRが注目されている理由

近年、多くの企業でAI OCRの導入が進んでいる背景には、人手不足への対応やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進があります。

請求書や領収書を手入力していた業務をAI OCRで効率化することで、入力作業の負担軽減や処理時間の短縮が期待できます。

また、多くのAI OCR製品は、

• 会計ソフト
• 経費精算システム
• 請求書受領システム
• ワークフローシステム

などと連携できるため、文字を読み取るだけでなく、その後の業務まで効率化しやすい点も特徴です。

さらに、電子帳簿保存法への対応やペーパーレス化を進める企業が増えていることも、AI OCRが普及している理由の一つです。

AI OCRを活用した請求書管理について詳しく知りたい方は、「請求書受領システムとは？」もあわせてご覧ください。

OCRを導入するメリット

OCRは単に紙の書類をデータ化するだけでなく、入力作業の効率化や検索性の向上、業務全体の生産性向上につながる技術です。

ここでは、OCRを導入する主なメリットを紹介します。

手入力の時間を大幅に削減できる

請求書や領収書、契約書などを手作業で入力していると、多くの時間と労力がかかります。

OCRを活用すれば、書類の内容を自動で読み取り、文字データとして利用できるため、入力作業を大幅に削減できます。

例えば請求書であれば、

• 会社名
• 請求書番号
• 発行日
• 支払期限
• 金額

などを自動で読み取り、会計ソフトや請求書受領システムへ連携できます。

毎月数百枚、数千枚の請求書を処理する企業では、担当者の負担軽減や作業時間の短縮につながります。

入力ミスを減らしやすい

手入力では、

• 数字の入力ミス
• 転記ミス
• 入力漏れ

などのヒューマンエラーが発生することがあります。

OCRを利用すると、文字情報を自動でデータ化できるため、手入力中心の運用と比べて入力ミスを減らしやすくなります。

ただし、OCRやAI OCRでも読み取り結果が常に100％正確とは限りません。

特に金額や取引先名など重要な情報については、最終確認を行う運用が推奨されています。

紙書類を検索しやすくなる

紙の書類を保管していると、

「昨年の請求書を探したい」
「特定の取引先との契約書を確認したい」

といった場面で、多くの時間がかかることがあります。

OCRで文字データ化すると、

• 会社名
• 日付
• 金額
• 請求書番号
• 契約番号

などの情報から検索できるようになり、必要な書類を素早く見つけられます。

書類を探す時間を減らせることは、OCR導入の大きなメリットの一つです。

ペーパーレス化を進めやすい

OCRを導入すると、紙の書類を電子データとして管理しやすくなります。

紙の保管スペースを削減できるだけでなく、クラウド上で書類を共有できるようになるため、テレワークや複数拠点での業務にも対応しやすくなります。

ただし、紙をスキャンして保存するだけでは、電子帳簿保存法などの要件を満たすとは限りません。

法令対応が必要な場合は、OCRに加えて保存方法や運用ルールも確認することが重要です。

電子帳簿保存法への対応を支援できる

OCRは電子帳簿保存法そのものに対応する機能ではありませんが、請求書や領収書を文字データ化し、検索しやすくすることで、法令対応を支援する役割を担います。

現在は、多くの請求書受領システムや経費精算システムがOCR機能を搭載しており、電子保存や検索機能と組み合わせて利用されています。

業務全体の効率化につながる

OCRは、単体で利用するよりも他のシステムと組み合わせることで、より高い効果を発揮します。

例えば、

• 会計ソフト
• 経費精算システム
• 請求書受領システム
• ワークフローシステム
• 文書管理システム

などと連携することで、

「読み取り → 入力 → 承認 → 保存 → 検索」

までの一連の業務を効率化できます。

その結果、経理部門だけでなく、企業全体の生産性向上にもつながります。

OCR導入による業務フローの変化

OCRを導入するデメリット・注意点

OCRは業務効率化に役立つ一方で、導入前に理解しておきたい注意点もあります。

特に、「OCRを導入すればすべて自動化できる」と考えてしまうと、期待とのギャップが生じる可能性があります。

次の章では、

• 読み取り精度に影響する要因
• AI OCRでも確認作業が必要な理由
• 導入コスト
• OCRだけでは業務改善にならないケース

について詳しく解説します。

読み取りミスが発生することがある

OCRは高い精度で文字を認識できますが、100％正確ではありません。

次のような書類では認識精度が下がる場合があります。

• 印字が薄い書類
• かすれたFAX
• 傾いて撮影された書類
• 解像度が低い画像
• 汚れや折り目がある書類
• 手書き文字が多い書類

AI OCRでは従来より認識精度が向上している製品も多くありますが、対応できる帳票や精度は製品によって異なります。

そのため、実際の運用ではOCRが読み取った内容を担当者が確認する工程を設けることが一般的です。

導入コストがかかる

OCRサービスには無料で利用できるものもありますが、企業で本格的に利用する場合は有料サービスを導入するケースが一般的です。

サービスによっては、

• 初期費用
• 月額利用料
• 読み取り枚数に応じた従量課金
• オプション費用

などが発生します。

また、OCR単体ではなく、会計ソフトや請求書受領システムと組み合わせて導入する場合は、それぞれの利用料金も考慮する必要があります。

導入前には、自社の処理枚数や運用方法に合った料金プランを比較することが重要です。

OCRだけでは業務全体は自動化されない

OCRは「文字を読み取ってデータ化する技術」です。

そのため、OCRを導入しただけで承認や会計処理、保存までが自動化されるわけではありません。

例えば請求書業務では、

• OCRで文字を読み取る
• 担当者が内容を確認する
• 承認ワークフローへ回す
• 会計ソフトへ連携する
• 電子保存する

というように、他のシステムや運用と組み合わせることで、はじめて業務全体の効率化につながります。

AI OCRでも確認作業は必要

AI OCRは従来型OCRと比べて高い認識精度が期待できますが、読み取り結果をそのまま利用することは推奨されません。

特に、

• 請求金額
• 消費税額
• 振込先口座
• 支払期限
• 取引先名

など、誤りが業務へ大きな影響を与える項目は、人による確認を行うことが重要です。

「AIだから確認不要」と考えるのではなく、「入力作業を効率化し、確認作業を支援する技術」と考えるとよいでしょう。

OCRが活用される主な業務

OCRはさまざまな業界や部門で活用されています。

特に、紙書類を扱う機会が多い業務では、大きな効果を期待できます。

請求書の電子化

請求書の電子化は、OCRの代表的な活用例です。

紙やPDFの請求書から、

• 取引先名
• 請求日
• 請求書番号
• 金額
• 支払期限

などを読み取り、請求書受領システムや会計ソフトへ連携できます。

手入力の手間を減らし、処理時間の短縮につながります。

請求書の電子化について詳しく知りたい方は、「請求書電子化とは？」をご覧ください。

経費精算

社員がスマートフォンで領収書を撮影すると、OCRが日付や金額、店舗名などを読み取り、経費精算システムへ取り込めるサービスがあります。

これにより、経費申請時の入力負担を軽減し、経理担当者の確認作業も効率化できます。

OCRと連携できるサービスについては、「経費精算システムとは？」で詳しく紹介しています。

契約書管理

契約書をOCRでデータ化すると、

• 契約先
• 契約日
• 契約番号
• 契約金額

などで検索できるようになります。

必要な契約書をすぐに探せるため、法務部門や総務部門でも活用されています。

名刺管理

営業担当者が受け取った名刺をOCRで読み取ることで、

• 氏名
• 会社名
• 部署
• メールアドレス
• 電話番号

などを顧客管理システムへ登録できます。

入力作業を減らし、情報共有もしやすくなります。

アンケート・申込書の集計

紙のアンケートや申込書をOCRでデータ化することで、集計やデータ分析を効率化できます。

学校や自治体、医療機関などでも活用されている事例があります。

OCRが向いている企業

OCRは次のような企業で特に導入効果が期待できます。

• 毎月多くの請求書や領収書を処理している
• 紙書類の保管スペースを削減したい
• ペーパーレス化やDXを進めたい
• 手入力作業を減らしたい
• 電子帳簿保存法への対応を進めたい
• 会計ソフトや請求書受領システムと連携したい

一方、毎月処理する書類がごく少ない場合は、OCR導入による費用対効果が小さいこともあります。

自社の業務量や運用方法を踏まえて検討することが大切です。

OCRソフトを選ぶポイント

OCRソフトは数多く提供されており、機能や料金、対応できる書類の種類もさまざまです。

「知名度が高いから」という理由だけで選ぶのではなく、自社の業務内容に合ったサービスを選ぶことが重要です。

ここでは、OCRソフトを比較する際に確認したいポイントを紹介します。

読み取り精度

OCRソフト選びで最も重要なのが、文字の読み取り精度です。

特に次のような書類を扱う場合は、高い認識精度が求められます。

• 請求書
• 領収書
• 契約書
• 納品書
• 発注書

AI OCR対応のサービスでは、従来型OCRよりも幅広いレイアウトや帳票に対応している製品が多くあります。

ただし、対応できる帳票や認識精度はサービスごとに異なるため、無料トライアルなどで実際の書類を読み取れるか確認することをおすすめします。

対応している書類

OCRソフトによって対応している書類は異なります。

例えば、

• 請求書
• 領収書
• 名刺
• 契約書
• 発注書
• 納品書

など、自社で扱う書類に対応しているか確認しましょう。

また、手書き書類を扱う場合は、手書き文字の読み取りに対応しているかも重要なポイントです。

他システムとの連携

OCRは、他のシステムと連携することでより大きな効果を発揮します。

例えば、

• 会計ソフト
• 経費精算システム
• 請求書受領システム
• ERP
• 文書管理システム

などと連携できると、入力・承認・保存までの流れを効率化できます。

現在利用しているシステムと連携できるかを事前に確認しておくと安心です。

料金体系

OCRサービスには、さまざまな料金体系があります。

代表的な例として、

• 月額固定料金
• 従量課金（読み取り枚数ごと）
• 初期費用＋月額料金
• 無料プラン・無料トライアル

などがあります。

毎月の処理枚数や利用人数に応じて、無理なく運用できるプランを選びましょう。

サポート体制

初めてOCRを導入する企業では、設定や運用方法で疑問が生じることがあります。

そのため、

• 初期設定のサポート
• 操作マニュアル
• メール・電話サポート
• チャットサポート
• オンライン相談

など、導入後の支援体制も確認しておくと安心です。

よくある質問（FAQ）

OCRとは簡単に言うと何ですか？

OCRとは、紙や画像に書かれた文字を読み取り、編集や検索ができるテキストデータへ変換する技術です。

OCRとAI OCRの違いは何ですか？

OCRは決められたパターンをもとに文字を認識する技術です。

AI OCRは人工知能を活用して文字の特徴を学習しており、多くの製品では従来型OCRより幅広い帳票やレイアウトに対応しています。ただし、対応範囲や精度は製品によって異なります。

OCRだけで電子帳簿保存法に対応できますか？

いいえ。

OCRは文字をデータ化する技術であり、それだけで電子帳簿保存法へ対応できるわけではありません。

電子保存の仕組みや検索要件を満たすシステム、適切な運用ルールを組み合わせることが重要です。

OCRはPDFも読み取れますか？

はい。

文字情報を含むPDFや、スキャンしたPDFを読み取れるOCRサービスは多くあります。ただし、画像品質やサービスの機能によって読み取り結果は異なります。

OCRはスマートフォンでも利用できますか？

はい。

多くのOCRサービスではスマートフォンアプリに対応しており、領収書や請求書を撮影してデータ化できます。

OCRの認識精度はどれくらいですか？

認識精度は、書類の状態や利用するOCRサービスによって異なります。

印字が鮮明な書類では高い精度が期待できますが、手書き文字やかすれた文字、傾いた画像などでは認識精度が低下する場合があります。

OCRは無料で利用できますか？

無料で利用できるOCRサービスもありますが、読み取り枚数や利用できる機能に制限が設けられていることがあります。

業務で継続的に利用する場合は、有料サービスも含めて比較検討するとよいでしょう。

OCRはどんな企業におすすめですか？

毎月多くの請求書や領収書を処理している企業や、ペーパーレス化やDXを進めたい企業におすすめです。

会計ソフトや請求書受領システムと組み合わせることで、さらに業務効率化が期待できます。

OCRとは？仕組み・AI OCRとの違い・メリット・活用事例を初心者にもわかりやすく解説｜まとめ

OCRは、紙や画像に記載された文字をテキストデータへ変換する技術です。

近年はAI OCRの普及により、従来よりも幅広い書類を高い精度で読み取れるサービスが増え、請求書や領収書、契約書などさまざまな業務で活用されています。

一方で、OCRだけですべての業務が自動化されるわけではありません。

導入する際は、

• 読み取り精度
• 対応する書類
• 他システムとの連携
• 料金体系
• サポート体制

などを比較し、自社の業務に合ったサービスを選ぶことが大切です。

OCRを活用することで、手入力作業の削減や検索性の向上、ペーパーレス化の推進など、業務全体の効率化につながります。