請求書管理をExcelで続ける限界｜脱Excelする方法とクラウド化の進め方

「請求書管理表はExcelで十分」

最初はそう思っていても、取引先や請求書の枚数が増えるにつれて、少しずつ管理が大変になってきます。

「請求書を見ながらExcelへ入力する」

「その後、会計ソフトへ同じ内容をもう一度入力する」

「誰かが作った関数が壊れそうで触れない」

「最新版の請求書管理表がどれか分からない」

このような状態になっているなら、Excelそのものではなく、Excelを請求書管理システムの代わりとして使っていることが問題かもしれません。

Excelは集計や分析には非常に便利ですが、請求書の受領、入力、承認、支払い、保存まで管理しようとすると、業務量が増えるほど限界が見えやすくなります。

そこで検討したいのが、請求書管理の脱Excelです。

脱Excelといっても、Excelを完全に禁止する必要はありません。

請求書処理の中で、Excelよりも専用システムの方が適している部分だけをクラウド化し、手入力や二重入力、属人化を減らしていきます。

この記事では、請求書管理をExcelで続けると起こりやすい問題、脱Excelを検討するタイミング、クラウド化の方法、移行先の選び方までわかりやすく解説します。

請求書管理をExcelで行う方法とは？

請求書管理でExcelを利用している企業では、一般的に請求書の情報を一覧表へ入力して管理します。

例えば、

• 取引先名
• 請求書番号
• 請求日
• 支払期限
• 請求金額
• 消費税額
• 支払状況
• 担当部署
• 承認状況

などを列として作り、請求書が届くたびに担当者が入力します。

Excelなら自由に項目を追加でき、関数やフィルターを使って集計できるため、請求書の枚数が少ない段階では非常に使いやすい方法です。

専用システムのような月額料金も必要ありません。

そのため、創業直後や請求書の処理件数が少ない企業では、Excel管理でも十分対応できる場合があります。

問題になるのは、Excelを使っていることではなく、請求書処理全体をExcelだけで管理しようとすることです。

請求書が増え、複数の担当者や部署が関わるようになると、Excelの一覧表だけでは管理しにくい業務が増えてきます。

Excel管理が向いている段階・見直したい段階

請求書管理をExcelで続けると起こりやすい問題

Excel管理の限界は、ある日突然訪れるわけではありません。

最初は問題なく使えていた管理表に少しずつ項目や関数が追加され、請求書の件数や担当者が増えることで、徐々に管理が複雑になっていきます。

特に注意したいのが、次のような状態です。

請求書を見ながら手入力している

紙やPDFで届いた請求書を開き、

取引先名、金額、日付、支払期限などをExcelへ入力している場合、その作業は請求書が増えるほど膨らみます。

さらにExcelへ入力したあと、同じ内容を会計ソフトへ入力しているなら、二重入力が発生しています。

問題は「Excelへの入力が遅いこと」ではありません。

一度データになっている情報を、人が何度も転記していることです。

OCRやAI OCR、請求書受領システムなどを利用すると、こうした入力工程そのものを減らせる場合があります。

作成者しか管理表を修正できない

請求書管理表を長期間使っていると、IF関数、VLOOKUP、XLOOKUP、マクロなどが追加され、複雑になることがあります。

すると、

「この列を増やしていいのか分からない」

「数式を壊すのが怖い」

「このマクロは○○さんしか分からない」

という状態になりやすくなります。

担当者が異動・退職したときにメンテナンスできる人がいなければ、請求書管理そのものがブラックボックス化します。

支払状況をリアルタイムで確認しにくい

請求書管理では、

• 未承認
• 承認済み
• 支払待ち
• 支払済み

といった状態管理が必要になります。

Excelでも列を作れば管理できますが、担当者が入力を忘れれば情報は更新されません。

複数部署で同じ請求書に関わるようになると、「今誰が持っているのか」「承認されたのか」を別途メールなどで確認することもあります。

ここまで来ると、Excelの一覧表というより、承認ワークフローをExcelで再現しようとしている状態です。

請求書管理でよくある「Excelあるある」

請求書管理をExcelで続けていると、単純な入力作業だけでなく、ファイル管理や引き継ぎにも負担が広がっていきます。

次のような状況に心当たりがある場合、Excel管理を見直すタイミングかもしれません。

もし複数当てはまるなら、Excelそのものが悪いというより、請求書の受領から支払いまでをExcelだけで管理するには業務が複雑になりすぎている可能性があります。

ここからは、請求書管理を脱Excelすると何が変わるのかを見ていきます。

請求書管理を脱Excelするメリット

脱Excelの目的は、Excelファイルをなくすことではありません。

請求書処理の中で人が繰り返している作業を減らし、情報を一元管理しやすくすることが目的です。

手入力・二重入力を減らせる

請求書の情報をExcelへ入力し、その後会計ソフトへ再入力している場合、同じデータを2回扱っています。

請求書受領システムやAI OCRなどを利用すれば、請求書に記載された情報を読み取り、そのデータを会計ソフトへ連携できる場合があります。

すると、

請求書 → Excel → 会計ソフト

だった流れを、

請求書 → データ化 → 会計ソフト

へ短縮できます。

大切なのは、入力速度を上げることではなく、入力工程そのものを減らすことです。

承認状況を確認しやすくなる

Excel管理では、「誰が承認待ちなのか」「支払いまで進んでいるのか」を別途確認する必要があります。

ワークフロー機能を備えたシステムなら、申請、承認、経理確認などの状態をシステム上で管理できます。

メールや口頭で進捗を確認する作業を減らしやすくなります。

担当者への依存を減らせる

Excelでは、関数やマクロ、更新方法が担当者独自のルールになりやすい問題があります。

専用システムへ移行すると、一定の操作フローに沿って処理するため、担当者が変わっても業務を引き継ぎやすくなります。

ただし、システム化だけで属人化が完全になくなるわけではありません。

業務ルールや権限設定も整理する必要があります。

請求書を探しやすくなる

紙の請求書とExcel管理表を別々に保管していると、過去の請求書を探すために、

「Excelで対象行を探す」

↓

「ファイルやフォルダから原本を探す」

という作業が必要になることがあります。

クラウド上で請求書画像とデータを紐づけて管理できるサービスなら、取引先名や日付などから探しやすくなります。

Excel管理とクラウド管理の違い

請求書管理を脱Excelする4つの方法

請求書管理をクラウド化する方法は一つではありません。

どこに問題があるのかによって、適した方法が変わります。

1．Excelをクラウド共有する

最も小さな変更は、ローカルファイルやメール添付で管理しているExcelを、クラウド上で共同編集できる環境へ移す方法です。

これにより「最新版が分からない」「複数人で編集できない」といった問題は改善しやすくなります。

ただし、

• 手入力
• 会計ソフトへの二重入力
• 承認管理
• 請求書のデータ化

などの課題は残ります。

そのため、共有だけが問題なら有効ですが、請求書処理全体を効率化したい場合は次の方法も検討します。

2．OCR・AI OCRを導入する

請求書からExcelへの手入力が負担になっている場合は、OCRやAI OCRを使う方法があります。

請求書に記載された会社名、日付、金額などを読み取り、データ化することで転記作業を減らせます。

ただし、OCRは入力を効率化する技術なので、承認や支払管理まで自動化できるとは限りません。

3．請求書データ化サービスを利用する

AI OCRだけでなく、データ確認や仕訳データ作成などまで任せたい場合は、請求書データ化サービスも選択肢になります。

Excelへの入力作業を減らしつつ、会計ソフトとの連携まで進めやすくなります。

4．請求書受領システムへ移行する

請求書の受領、データ化、承認、保存、支払いまでExcelで管理しているなら、請求書受領システムが有力な選択肢です。

サービスによっては、

• 郵送・メールなどの請求書受領
• AI OCRによるデータ化
• 承認ワークフロー
• 会計ソフト連携
• 電子帳簿保存法に対応した保存

などを一つのシステムで管理できます。

Excelを別の管理表へ置き換えるのではなく、請求書処理全体をシステム化したい企業向けです。

課題別・脱Excelの方法

どのタイミングでExcel管理をやめるべき？

Excel管理をやめるタイミングは、請求書の枚数だけでは判断できません。

月50枚でも、複数部署で承認が必要だったり、会計ソフトへの二重入力が発生していたりすれば、Excel管理の負担は大きくなります。

逆に、月100枚あっても一人で処理でき、入力や承認に問題がなければ、急いでシステム化する必要がない場合もあります。

見るべきなのは、Excelを使っていることで、どんなムダやリスクが発生しているかです。

特に次のような状態が増えてきたら、見直しを検討するタイミングです。

• 請求書の件数が増えてきた
• Excelと会計ソフトへ二重入力している
• 承認状況をメールで確認している
• 作成者しか管理表を修正できない
• 支払漏れが心配になってきた
• 複数部署で同じ請求書情報を共有している
• 過去の請求書を探すのに時間がかかる
• 紙・PDF・Excelが混在している

1つだけなら運用改善で解決できることもあります。

しかし、3つ、4つと重なっている場合は、Excelの改善ではなく、請求書管理そのものをシステムへ移行した方が効率化しやすい段階に入っている可能性があります。

Excel管理の限界チェック

請求書管理をExcelからクラウドへ移行する手順

脱Excelは、いきなり今のExcelを捨てることから始める必要はありません。

まず現状の業務を整理し、どこに時間がかかっているのかを確認してから移行します。

STEP1　現在の請求書処理を書き出す

最初に、請求書が届いてから支払いまでの流れを書き出します。

例えば、

請求書を受け取る

↓

担当者が内容を確認

↓

Excelへ入力

↓

上司へ承認依頼

↓

会計ソフトへ入力

↓

支払い

↓

請求書を保存

という流れです。

この工程を書き出すと、「Excel入力が本当に必要なのか」「どこで二重入力が発生しているのか」が見えてきます。

STEP2　Excelを何のために使っているか確認する

請求書管理表を使っている企業でも、目的はさまざまです。

例えば、

• 支払予定を確認するため
• 承認状況を管理するため
• 請求書を検索するため
• 会計ソフトへ入力する前の一覧表として使うため
• 月次集計をするため

などがあります。

単純に「Excelをやめたい」ではなく、Excelが現在担っている役割を確認することが重要です。

その役割を新しいシステムで代替できるか確認します。

STEP3　残す業務と自動化する業務を分ける

すべてを自動化する必要はありません。

例えば、

残す作業

• 請求内容の最終確認
• 例外的な仕訳判断
• 支払承認

自動化を検討する作業

• 請求書からのデータ入力
• 担当者への通知
• 承認状況の管理
• 会計データへの転記
• 電子請求書の保存

というように分けます。

特に、毎月同じ内容を繰り返している作業は自動化候補です。

STEP4　必要な機能からサービスを選ぶ

現在の問題によって、必要なサービスは異なります。

手入力だけを減らしたいならAI OCR。

データ化を中心に効率化したいなら請求書データ化サービス。

受領から承認、保存までまとめて改善したいなら請求書受領システムが候補になります。

重要なのは、サービス名から選ぶのではなく、自社が解決したい問題から選ぶことです。

STEP5　一部の請求書から試す

いきなりすべての請求書を移行すると、現場が混乱する可能性があります。

例えば、

• 特定部署だけ
• 特定の取引先だけ
• PDF請求書だけ

など、一部から試します。

実際に使いながら、

• 入力時間は減ったか
• 承認しやすくなったか
• 会計ソフトとの連携に問題はないか
• 経理担当者が使いやすいか

を確認します。

STEP6　Excelとの二重管理を終了する

移行時に最も注意したいのがここです。

新しいシステムを導入しても、

「念のためExcelにも入力しておこう」

となれば、以前より作業が増えてしまいます。

一定期間の並行運用が必要な場合はありますが、移行後は、

どちらを正式な管理データとするのか

を明確にします。

請求書管理の脱Excelで失敗しないポイント

Excelをクラウドへ移すだけで終わらせない

Excelファイルをクラウドストレージへ置けば、最新版問題や共有の課題は改善できます。

しかし、請求書を見ながら手入力し、会計ソフトへ再入力しているのであれば、二重入力は残ります。

脱Excelでは、ファイルの置き場所ではなく業務フローを変えることが重要です。

システムを増やしすぎない

課題ごとに別サービスを導入すると、

• OCR
• ワークフロー
• 請求書保存
• 会計ソフト

がすべて別々になり、かえって管理が複雑になることがあります。

すでに使用している会計ソフトや経費精算システムとの連携も確認し、必要以上にツールを増やさないようにしましょう。

現場で使えるか確認する

機能表だけを見ると高機能でも、経理担当者にとって操作しにくければ定着しません。

可能であれば、

• デモ
• 無料トライアル
• 実際の請求書を使ったテスト

などを行います。

特にOCRを利用する場合は、自社で受け取っている請求書をどの程度読み取れるか確認しておくと安心です。

Excelを残す期限を決める

システム導入後もExcel管理を続けると二重管理になります。

そのため、

導入後1か月は並行運用
↓
問題がなければ翌月から新システムへ一本化

など、移行期間を最初から決めておくとよいでしょう。

請求書管理をExcelからクラウド化するときのよくある質問

Excelで請求書管理を続けるのはダメですか？

ダメではありません。

請求書の件数が少なく、担当者も少人数で、二重入力や承認管理の負担がほとんどないのであれば、Excel管理でも十分対応できます。

問題になるのは、

• 手入力が増えている
• 会計ソフトへ再入力している
• 作成者しか管理表を直せない
• 承認状況が分かりにくい
• 複数部署で管理している

といった状態になっているのに、Excelだけで無理に管理を続けることです。

Excelを使っているかどうかではなく、Excelを使うことで業務が複雑になっていないかを基準に判断しましょう。

請求書管理をクラウド化すればExcelは完全に不要ですか？

必ずしも不要にはなりません。

請求書の受領、承認、支払管理、保存などは専用システムへ移行しても、月次集計や独自の分析でExcelを使うことはあります。

脱Excelの目的は、Excelそのものを禁止することではありません。

Excelを管理システム代わりに使っている部分だけを専用システムへ移す

という考え方が現実的です。

OCRだけ導入すれば脱Excelできますか？

OCRだけでは解決できない場合があります。

OCRは請求書に記載された文字や数字をデータ化するための仕組みです。

そのため、

請求書 → Excelへ手入力

という作業は減らせます。

一方、

• 承認
• 支払状況の管理
• 請求書保存
• 会計ソフトとの連携

まで効率化したい場合は、請求書受領システムなども検討する必要があります。

請求書受領システムを導入すれば手入力はなくなりますか？

完全になくなるとは限りません。

サービスによってAI OCRやオペレーター入力、会計ソフト連携などに対応していますが、読み取った情報の確認や例外処理が必要になる場合があります。

特に、

• 金額
• 支払先
• 支払期限
• 税区分

など、誤りが業務へ影響する項目は、確認工程を残すことが重要です。

小規模企業でも請求書管理システムは必要ですか？

必ず必要というわけではありません。

請求書の件数が少なく、Excel管理に負担がないのであれば、無理にシステム化する必要はありません。

一方で、企業規模が小さくても、

「経理担当者一人しか処理方法を知らない」

「請求書をExcelと会計ソフトへ二重入力している」

という状態なら、システム化による効果が出る場合があります。

企業規模よりも、現在の作業量と属人化の程度を確認しましょう。

まとめ｜請求書管理の脱Excelは「Excelをやめること」が目的ではない

請求書管理にExcelを使うこと自体が問題なのではありません。

請求書の件数が少なく、入力や承認に負担がなければ、Excelは使いやすい管理方法です。

しかし、

• 請求書を見ながらExcelへ入力する
• Excelから会計ソフトへ再入力する
• 作成者しか管理表を修正できない
• 承認状況をメールや口頭で確認する
• 紙・PDF・Excelを別々に管理する

という状態になっているなら、一度業務フローを見直した方がよいでしょう。

脱Excelで重要なのは、Excelファイルを単に別のツールへ置き換えることではありません。

まず、

請求書が届く

↓

データを入力する

↓

承認する

↓

会計処理する

↓

支払う

↓

保存する

という一連の流れを整理します。

そのうえで、

手入力が問題ならOCR・AI OCR。

データ化まで任せたいなら請求書データ化サービス。

受領から承認・保存までまとめて管理したいなら請求書受領システム。

というように、自社の課題に合わせて方法を選びます。

最終的に目指したいのは、

「Excelを使わない会社」ではなく、「人が同じ情報を何度も入力しなくても回る請求書業務」

です。