経費精算システムとは？仕組み・メリット・選び方を初心者にもわかりやすく解説

「毎月の経費精算に時間がかかる」「紙やExcelでの管理に限界を感じている」と悩んでいませんか。

経費精算は、企業規模を問わず欠かせない業務です。しかし、申請書の作成や承認、会計ソフトへの入力、領収書の保管など、多くの手作業が発生します。

申請件数が増えるほど、担当者の負担は大きくなり、入力ミスや承認漏れなどのリスクも高まります。

こうした課題を解決するために導入が進んでいるのが経費精算システムです。

経費精算システムは、社員が立て替えた交通費や出張費、宿泊費、備品購入費などの経費をオンラインで申請し、承認から会計処理、データ保存までを一元管理できるシステムです。

近年はクラウド型サービスが主流となり、スマートフォンから申請・承認できる製品や、領収書を撮影するだけで内容を読み取るOCR機能を搭載した製品も増えています。

また、電子帳簿保存法への対応を進める企業が増えたこともあり、法令対応と業務効率化を同時に実現できるツールとして、多くの企業が導入を検討しています。

この記事では、経費精算システムの基本的な仕組みから、導入するメリット・デメリット、Excelとの違い、選び方までを初心者にもわかりやすく解説します。

この記事でわかること

この記事では、次の内容を理解できます。

• 経費精算システムとは何か
• 経費精算の基本的な流れ
• 導入が進んでいる理由
• Excel管理との違い
• 導入するメリット・デメリット
• 自社に向いているか判断するポイント
• 失敗しない選び方
• 代表的な経費精算システム

経費精算システムとは？初心者向けにわかりやすく解説

経費精算システムとは、社員が立て替えた経費をオンライン上で申請・承認し、会計処理やデータ保存までを効率化するシステムです。

従来は、紙の申請書やExcelで経費精算を行う企業が多くありました。しかし、紙やExcelによる運用では、申請書の作成や回覧、会計ソフトへの転記など、多くの手作業が発生します。

例えば、営業担当者が出張で利用した新幹線代を精算する場合を考えてみましょう。

紙で運用している場合は、

• 領収書を受け取る
• 申請書を記入する
• 領収書を貼り付ける
• 上司へ提出する
• 承認後に経理へ回す
• 会計ソフトへ入力する
• 書類を保管する

という流れになります。

一方、経費精算システムを導入している企業では、

• スマートフォンで領収書を撮影
• システムから申請
• 上司がオンライン承認
• 会計ソフトへデータ連携
• 電子データとして保存

という流れで処理できる製品もあります。

すべてのサービスが同じ機能を備えているわけではありませんが、紙やExcel中心の運用と比べると、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担を軽減しやすい点が大きな特徴です。

経費精算業務の流れ（図解）

経費精算システムを理解するには、まず一般的な経費精算の流れを知っておきましょう。

この流れを見ると分かるように、経費精算は単に「お金を返す業務」ではありません。

• 申請
• 承認
• 会計処理
• 法令に沿った保存

まで含めた一連の業務です。

そのため、どこか一つでも手作業が多いと、全体の業務効率が低下してしまいます。

経費精算システムは、この一連の流れをできるだけスムーズにし、担当者ごとの負担を軽減することを目的としています。

なぜ経費精算システムの導入が進んでいるのか

以前は、紙の申請書やExcelによる経費精算が一般的でした。しかし近年では、多くの企業が経費精算システムへ移行しています。

その背景には、単なるデジタル化だけでなく、法改正や働き方の変化、人手不足など複数の要因があります。

電子帳簿保存法への対応

電子取引で受け取った請求書や領収書は、一定の要件を満たして保存することが求められています。

経費精算システムの中には、電子帳簿保存法への対応を支援する機能を備えた製品もあり、紙での管理よりも効率的に運用できる場合があります。

制度への対応状況は製品ごとに異なるため、導入前に公式情報を確認することが重要です。

人手不足による業務効率化

経理部門では、少人数で多くの業務を担当している企業も珍しくありません。

毎月発生する

• 申請内容の確認
• 領収書の整理
• 会計ソフトへの入力
• 社員への精算

といった作業は、多くの時間を必要とします。

経費精算システムを導入すると、入力や集計、承認管理などを効率化できるため、担当者の負担軽減につながります。

テレワークの普及

テレワークでは、紙の申請書に押印をもらうためだけに出社することが課題になるケースがあります。

クラウド型の経費精算システムであれば、

• 申請
• 承認
• 確認

をインターネット経由で行えるため、場所を選ばず業務を進められます。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進

企業では、紙の書類や手作業を減らし、業務全体をデジタル化する取り組みが進んでいます。

経費精算は毎月必ず発生する業務のため、DXの第一歩として導入されることも少なくありません。

電子帳簿保存法への対応が導入を後押し

近年、経費精算システムの導入が進んでいる理由の一つが電子帳簿保存法への対応です。

国税庁では、電子帳簿保存法は帳簿や請求書、領収書などを一定の要件のもとで電子データとして保存できる制度であり、経理業務のデジタル化やペーパーレス化を進めることを目的としていると案内しています。

また、電子取引で受け取った請求書や領収書などの取引情報は、要件を満たした電子データとして保存する必要があります。紙に印刷しただけでは保存要件を満たさないケースがあるため、自社の運用方法を確認することが重要です。

そのため、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する企業が増えています。ただし、対応範囲や機能は製品によって異なるため、導入前に各サービスの公式情報を確認しましょう。

経理のデジタル化は国税庁も推進

国税庁は、電子帳簿等保存制度を活用することで、

• ペーパーレス化
• 書類保管コストの削減
• 経理業務のデジタル化
• 生産性向上
• テレワークの推進

などの効果が期待できると紹介しています。

経費精算システムは、こうしたデジタル化を進めるための代表的なツールの一つであり、申請から承認、会計処理までを効率化できることから、多くの企業で導入が進んでいます。

Excelではダメ？経費精算システムとの違い

「Excelで管理できているなら、そのままで十分では？」と考える方もいるでしょう。

実際、経費申請が少ない企業では、Excelでも問題なく運用できるケースがあります。

しかし、申請件数や従業員数が増えるにつれ、Excel管理には次のような課題が出てきます。

ポイント： Excelは導入コストを抑えやすい一方、申請件数が増えると入力・承認・集計の負担が大きくなります。 経費精算システムは費用がかかりますが、業務効率化や法令対応を進めやすい点が大きな違いです。

導入前チェックリスト

次の項目に当てはまるものが多い場合は、経費精算システムの導入を検討する価値があります。

経費精算システムを導入する5つのメリット

1. 経理業務を効率化できる

申請内容の確認や集計、会計ソフトへの入力などを効率化でき、経理担当者の作業時間を短縮しやすくなります。

2. 入力ミス・計算ミスを減らせる

自動計算や入力補助機能を備えた製品では、ヒューマンエラーの防止につながります。

3. 承認スピードが向上する

オンラインで承認できるため、紙の回覧や押印待ちによる遅延を減らせます。

4. 法令対応を進めやすい

電子帳簿保存法への対応を支援する機能を備えた製品を選ぶことで、書類管理を効率化できます。

5. 経費データを活用できる

部門別・社員別・勘定科目別などの集計を行いやすくなり、経費分析や予算管理にも活用できます。

経費精算システムのデメリット

メリットが多い一方で、導入前に理解しておきたい点もあります。

導入・運用コストがかかる

クラウド型では月額料金が発生することが一般的です。

社内ルールの見直しが必要

承認フローや経費区分など、現在の運用を整理する必要があります。

操作に慣れるまで時間がかかる

新しいシステムでは、社員への説明や運用ルールの周知も必要です。

導入すると業務はどう変わる？

経費精算システムの導入効果は、「紙をなくすこと」だけではありません。申請者・承認者・経理担当者それぞれの業務負担を減らし、経費精算全体の流れをスムーズにできることが大きなメリットです。

例えば営業担当者が出張した場合、以前は帰社後に紙の申請書を記入し、領収書を貼り付けて提出していました。

経費精算システムでは、出張先で領収書をスマートフォンで撮影し、そのまま申請できる製品もあります。承認者も外出先から確認できるため、精算までの時間短縮が期待できます。

経費精算システムが向いている企業

次のような企業では、導入による効果が期待できます。

• 「従業員数が増え、申請・承認・確認作業の負担が大きくなっている場合は導入を検討」
• 「経費申請の件数が増え、手作業での確認や入力に時間がかかっている場合は導入を検討」
• 営業担当者や出張が多い
• テレワークを導入している
• 拠点が複数ある
• 電子帳簿保存法への対応を進めたい
• 会計ソフトへの手入力を減らしたい

経費申請の件数が増えるほど、システム導入による時間削減効果は大きくなります。

導入が向いていない企業

一方で、すべての企業に必要というわけではありません。

例えば、

• 個人事業主
• 従業員5名未満
• 経費申請が月数件程度
• 会計ソフトだけで十分管理できている

といった場合は、導入コストに見合う効果が得られないこともあります。

現在の業務量や課題を整理したうえで、本当に必要か判断しましょう。

失敗しない経費精算システムの選び方

1. 現在の課題を整理する

最初に確認したいのは、「何を改善したいのか」です。

例えば、

• 入力作業を減らしたい
• 承認を早くしたい
• 電子帳簿保存法へ対応したい
• 会計ソフトと連携したい

目的が明確になると、自社に必要な機能が見えてきます。

2. 会計ソフトとの連携を確認する

現在利用している会計ソフトと連携できるかは重要なポイントです。

連携できれば、仕訳入力を減らし、二重入力を防げます。

3. OCRの精度を確認する

領収書を多く扱う企業では、OCRの読み取り精度が業務効率に大きく影響します。

無料デモやトライアルで実際の使い勝手を確認しましょう。

4. サポート体制を確認する

導入後に困らないよう、

• 電話
• メール
• チャット
• 導入支援

などのサポート内容も比較しましょう。

よくある質問

Q. 経費精算システムは中小企業にも必要ですか？

経費申請件数が多い企業や、経理担当者の負担を減らしたい企業では導入効果が期待できます。

Q. 無料で利用できますか？

無料プランを提供しているサービスもありますが、機能や利用人数に制限がある場合があります。

Q. 電子帳簿保存法に対応していますか？

対応製品はありますが、対応範囲は異なります。導入前に公式情報を確認しましょう。

Q. スマートフォンだけで申請できますか？

多くのクラウド型サービスで対応しています。

経費精算システムとは？仕組み・メリット・選び方を初心者にもわかりやすく解説｜まとめ

経費精算システムは、申請から承認、会計処理、データ保存までを効率化する仕組みです。

導入を検討する際は、価格だけで判断するのではなく、

• 自社の課題
• 必要な機能
• 会計ソフトとの連携
• サポート体制
• 法令対応

を総合的に比較することが重要です。

経理電子化ラボ編集部では、最初に2〜3社の資料請求やデモを比較し、自社の業務フローに最も合うサービスを選ぶことをおすすめします。

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