経費精算システムのデメリットとは？導入で失敗する原因と注意点を解説

経費精算システムを導入すれば、

「申請がラクになる」

「領収書の入力が減る」

「承認が早くなる」

といったメリットが期待できます。

一方で、実際に導入してみると、

「思ったより費用がかかった」

「従業員が使ってくれない」

「今までの承認方法と合わない」

「会計ソフトとの連携で手間取った」

といった問題が起こることもあります。

経費精算システムは、導入するだけで経費精算業務が自動的に効率化されるわけではありません。

自社の経費精算ルールや利用人数、承認フロー、既存システムとの連携まで考えて選ぶ必要があります。

この記事では、

• 経費精算システムのデメリット
• 導入で失敗しやすい原因
• デメリットを減らす方法
• 向いている会社・向いていない会社
• 導入前に確認したいポイント

を順番に解説します。

経費精算システムを導入してから後悔しないために、メリットだけでなく「導入後に何が負担になる可能性があるのか」まで確認しておきましょう。

経費精算システムのデメリット7つ

経費精算システムには多くのメリットがありますが、導入前に確認しておきたい注意点もあります。

代表的なデメリットは次の7つです。

1．導入費用・月額料金がかかる

まず確認したいのが費用です。

経費精算システムでは一般的に、

• 初期費用
• 月額基本料金
• ユーザー数に応じた料金
• オプション料金
• 導入支援費用

などが発生する場合があります。

料金体系はサービスによって異なるため、

「月額料金が安いサービスを選べばいい」

とは限りません。

例えば基本料金が低くても、利用人数が増えるほど費用が上がる料金体系なら、従業員数が多い会社では総額が大きくなることがあります。

逆に月額費用が高くても、

経費申請
↓
承認
↓
仕訳
↓
会計ソフト連携

まで自動化できれば、人件費を含めたトータルコストでは合理的になる場合もあります。

そのため料金を見るときは、

システム利用料に対して、毎月どれだけ作業時間を減らせるか

まで考えることが重要です。

2．従業員が新しい操作に慣れる必要がある

経費精算システムを導入すると、これまでの申請方法が変わります。

例えば、

Excelへ入力
↓
紙の領収書を提出

という運用から、

スマートフォンで領収書を撮影
↓
システム上で申請

という方法へ変わる場合があります。

経理担当者にとっては便利でも、申請する従業員側が操作に慣れるまで時間がかかることがあります。

特に、

• ITツールに慣れていない従業員が多い
• 拠点や店舗が多い
• パート・アルバイトも経費申請する
• 経費申請をする頻度が低い従業員が多い

会社では、導入時の説明が重要です。

システムを導入しても、

「使い方が分からないから結局紙で提出する」

という状態になれば、二重運用になってしまいます。

3．自社の承認フローに合わない場合がある

会社によって経費精算の承認ルールは違います。

例えば、

申請者
↓
直属上司
↓
部門長
↓
経理

という会社もあれば、

金額によって承認者が変わる会社もあります。

また、

• 部署によって承認ルートが違う
• 一定金額以上は役員承認
• プロジェクトごとに承認者が違う
• 出張費だけ別ルール

など複雑な運用をしている会社もあります。

経費精算システム側で自社の承認ルールを再現できないと、

システム外で承認作業が残る

可能性があります。

導入前には、

「承認機能があるか」

だけではなく、

現在の承認フローをどこまで設定できるか

まで確認した方がいいです。

4．会計ソフトとの連携確認が必要

経費精算システムで申請を効率化できても、その後に会計ソフトへ手入力していると作業は残ります。

そのため、

• 利用中の会計ソフトと連携できるか
• CSV出力に対応しているか
• API連携できるか
• 仕訳データをどこまで作成できるか

を確認します。

単に、

「会計ソフト連携対応」

と書かれていても、連携方法や対応範囲はサービスによって異なります。

導入前に、

経費精算システムで確定したデータが、最終的に会計処理へどう流れるのか

まで確認しておくことが重要です。

5．既存の経費精算ルールを見直す必要がある

システムを導入すると、これまで曖昧だった経費精算ルールが問題になることがあります。

例えば、

• 領収書の提出期限
• 交通費の申請方法
• 出張費の上限
• 交際費の承認条件
• 勘定科目の判断
• 証憑の保存方法

などです。

紙やExcelでは担当者の判断で処理できていたものでも、システム化するとルールとして設定する必要があります。

これはデメリットというより、導入時に発生する作業です。

しかし、

「システムを契約すればすぐ使える」

と思っていると、想定より導入に時間がかかる原因になります。

6．すべての経費精算業務が自動化されるわけではない

経費精算システムを導入しても、人の確認が完全になくなるとは限りません。

例えば、

• 領収書の内容確認
• 経費として認められるかの判断
• 不自然な申請の確認
• 特例処理
• 勘定科目の判断
• 差し戻し対応

など、人が判断する作業は残る場合があります。

OCRやAIによる入力支援があっても、

システム導入＝完全自動化

ではありません。

導入効果を考えるときは、

「何が自動化されるか」

だけではなく、

「導入後も何が人の作業として残るか」

まで確認した方が現実的です。

7．小規模な会社では費用対効果が合わない場合がある

経費申請の件数が少ない会社では、経費精算システムを導入しても削減できる時間が小さい場合があります。

例えば、

• 従業員数が少ない
• 月の経費申請が数件程度
• 承認者が1人
• 現在のExcel運用でも大きな問題がない

という会社です。

この場合、高機能なシステムを導入しても、利用料金に対して削減できる作業時間が少なくなる可能性があります。

一方で、

• 経費申請件数が多い
• 複数拠点がある
• 承認者が多い
• Excelへの二重入力がある
• 領収書確認に時間がかかる

会社では、システム化による効果が大きくなりやすいです。

つまり、

会社の規模だけでなく、現在の経費精算にどれだけ手間がかかっているか

で判断する必要があります。

経費精算システムの導入で失敗する原因

経費精算システムは、機能が多いサービスを選べば成功するわけではありません。

実際には、

自社の課題を整理しないまま導入すること

が失敗の大きな原因になります。

よくあるのは次のようなケースです。

1．機能の多さだけで選んでしまう

経費精算システムには、

• OCR
• AIによる入力支援
• 承認ワークフロー
• 法人カード連携
• 会計ソフト連携
• 交通系ICカード連携
• 電子帳簿保存法対応
• 出張管理

など、多くの機能があります。

ただし、機能が多いほど自社に合うとは限りません。

例えば、

「交通費精算を減らしたい」

だけなのに、使わない高度な機能まで含まれるプランを契約すると、費用だけが増える可能性があります。

まずは、

今どの作業に時間がかかっているのか

を整理してから必要な機能を決める方が失敗しにくいです。

2．現場の従業員を巻き込まずに導入する

経費精算システムを実際に使うのは経理担当者だけではありません。

申請する従業員や承認する上司も利用します。

そのため、経理部門だけで選定すると、

「スマホ操作が分かりにくい」

「入力項目が多い」

「今までより申請に時間がかかる」

といった不満が出ることがあります。

導入前には、

• 実際の申請者
• 承認者
• 経理担当者

それぞれの立場で操作を確認した方がいいです。

無料トライアルやデモを利用できる場合は、経理だけでなく実際の利用者にも触ってもらうと判断しやすくなります。

3．今の非効率な業務をそのままシステム化する

これは特に注意したいポイントです。

例えば現在、

申請者
↓
課長
↓
部長
↓
総務
↓
経理
↓
役員

という複雑な承認ルートになっているとします。

この流れを何も見直さず、そのままシステム上へ再現しても、

承認に時間がかかるという問題自体は残ります。

システム化は、現在の業務をそのままデジタルへ置き換えることではありません。

導入を機に、

• 本当に必要な承認者か
• 重複している確認はないか
• 紙で残している理由はあるか
• Excelへの転記は必要か

を見直すことが重要です。

4．会計ソフトとの連携を事前確認していない

経費申請がシステム上で完了しても、その後に会計ソフトへ再入力するなら、二重入力は残ります。

よくあるのが、

「会計ソフト連携に対応と書いてあったから大丈夫だと思った」

というケースです。

実際には、

• CSV連携なのか
• API連携なのか
• 仕訳項目はどこまで連携できるか
• 部門やプロジェクト情報も渡せるか
• 自社の会計ソフトのプランで利用できるか

などを確認する必要があります。

「連携できる」ではなく「自社の運用でどう連携するか」

まで確認しておきましょう。

5．経費精算ルールを整理しないまま導入する

システムには、経費精算のルールを設定する必要があります。

例えば、

• 交通費の上限
• 宿泊費の上限
• 交際費の承認条件
• 領収書が必要な金額
• 申請期限
• 勘定科目
• 部門コード

などです。

ところが現在のルールが、

「ケースによって経理担当者が判断」

になっていると、システム設定で迷います。

その結果、

ルール設定
↓
修正
↓
再設定
↓
現場へ再周知

という手戻りが発生します。

導入前に経費精算規程や社内ルールを整理しておくと、スムーズです。

6．導入後の運用担当を決めていない

経費精算システムは、一度設定すれば永久にそのまま使えるわけではありません。

会社では、

• 組織変更
• 承認者変更
• 新しい部署の追加
• 経費ルール変更
• 会計科目変更
• 新入社員の追加

などが発生します。

そのため、

誰がシステム設定を管理するのか

を決めておく必要があります。

担当者が曖昧だと、

「承認者が退職したのに設定が残っている」

「新しいルールがシステムへ反映されていない」

といった問題につながります。

経費精算システムのデメリットを減らす方法

経費精算システムのデメリットは、導入前の準備でかなり減らせます。

重要なのは、システムを選ぶ前に、

現在の業務・必要な機能・導入後の運用

を整理しておくことです。

1．現在の経費精算業務を見える化する

まず、今の経費精算業務を整理します。

例えば、

申請
↓
承認
↓
領収書確認
↓
仕訳
↓
会計ソフト入力
↓
保存

という流れの中で、

どこに一番時間がかかっているか

を確認します。

よくあるのは、

• 申請内容の不備が多い
• 承認待ちが長い
• 領収書確認に時間がかかる
• Excelへの転記が多い
• 会計ソフトへ再入力している

といった状態です。

課題が分からないままサービスを比較すると、必要のない機能まで選びやすくなります。

2．必要な機能に優先順位をつける

次に、

絶対に必要な機能

と、

あれば便利な機能

を分けます。

例えば、

必須

• OCR
• 承認ワークフロー
• 会計ソフト連携

あると便利

• 法人カード連携
• 交通系ICカード連携
• 出張管理
• 高度な分析機能

というように整理します。

全部入りのシステムを選ぶより、

自社の課題を解決できる最低限の機能から考える

方が、コストも抑えやすいです。

3．実際の利用者に操作してもらう

導入前のデモやトライアルでは、経理担当者だけでなく、

• 申請者
• 承認者
• 管理者

にも操作してもらいます。

見るポイントは、

• 申請は簡単か
• スマホで使いやすいか
• 承認が分かりやすいか
• 修正・差し戻しが簡単か
• 管理画面が複雑すぎないか

です。

経理には便利でも、申請者が使いにくければ定着しません。

現場が使えるかどうかは、機能表だけでは分かりにくい部分です。

4．会計ソフトとの連携方法を確認する

「連携対応」と書かれているだけでは不十分です。

導入前に、

• CSVかAPIか
• 仕訳データをどこまで渡せるか
• 部門コードを連携できるか
• プロジェクト情報を連携できるか
• 自社の会計ソフトの契約プランで使えるか

まで確認します。

可能なら、実際のデータを使ってテストした方が安心です。

5．一部の部署から小さく始める

いきなり全社導入すると、問題が起きたときの影響も大きくなります。

例えば、

経理部＋1部署

から始め、

• 申請方法
• 承認ルート
• エラー
• 操作の分かりにくさ
• 会計連携

を確認してから対象を広げる方法があります。

小さく始めれば、

運用上の問題を修正してから全社展開

しやすくなります。

6．導入後の管理担当者を決める

最後に、

誰がシステムを管理するか

を決めておきます。

例えば、

• ユーザー追加
• 承認者変更
• 経費ルール変更
• 部門追加
• 勘定科目変更
• 問い合わせ対応

を担当する人です。

導入後の管理者が決まっていないと、設定が古いままになったり、現場からの質問が放置されたりします。

経費精算システムが向いている会社・向いていない会社

経費精算システムは、従業員数が多い会社だけに必要なものではありません。

逆に、会社規模が大きくても現在の経費精算が単純で、ほとんど手間がかかっていないなら、高機能なシステムが必要ない場合もあります。

判断するときは、

「会社の大きさ」ではなく「今の経費精算業務にどれだけ手間がかかっているか」

を見る方が分かりやすいです。

経費精算システムが向いている会社

次のような会社では、導入効果を得やすいです。

• 毎月の経費申請件数が多い
• 複数の部署や拠点で申請が発生する
• 承認者が複数いる
• 紙の領収書を回収している
• Excelへ転記している
• 会計ソフトへ再入力している
• 申請漏れや承認遅れが起きやすい
• 経費精算のルールが複雑
• テレワークでも申請・承認したい

特に、

「申請する」

「承認する」

「会計処理する」

の間に手入力や紙の受け渡しが多い会社では、システム化によって減らせる作業が増えます。

経費精算システムが向いていない場合

一方で、次のような会社では導入効果が小さい場合があります。

• 経費申請件数が非常に少ない
• 承認者がほぼ1人
• 現在の運用で困っていない
• 手入力がほとんどない
• 会計処理まで短時間で終わっている
• システム利用料の方が負担になりやすい

この場合は、いきなり高機能な経費精算システムを入れるより、

現在のExcel運用や申請方法を整理するだけで十分

なこともあります。

重要なのは、

システムを入れることではなく、今より業務が減るかどうか

です。

向いているか判断する目安

経費精算システム導入前のチェックリスト

経費精算システムは、機能だけを見て選ぶと失敗しやすいです。

導入前には、少なくとも次の項目を確認しておきましょう。

1．料金体系は自社に合っているか

確認したいのは、単純な月額料金だけではありません。

• 初期費用
• 月額基本料金
• ユーザー数による追加料金
• オプション料金
• 導入支援費用

まで含めて比較します。

特に従業員数が多い会社では、1ユーザーあたり課金なのか、定額なのかで総額が大きく変わることがあります。

2．利用人数と申請件数を把握しているか

料金や必要機能を考えるには、

• 何人が申請するか
• 何人が承認するか
• 月何件くらい経費申請があるか

を確認しておく必要があります。

申請件数が少ない会社と、毎月大量の申請がある会社では、向いているシステムも変わります。

3．自社の承認フローを再現できるか

現在の承認ルートを整理し、

• 部署ごとに承認者が違う
• 金額で承認者が変わる
• 一定額以上は役員承認
• 出張費だけ別ルール

といった条件を設定できるか確認します。

「ワークフロー機能あり」だけで判断せず、自社の実際の承認ルートを再現できるかまで見ます。

4．会計ソフトとどう連携するか

利用中の会計ソフトとの連携方法も重要です。

• CSV連携
• API連携
• 仕訳データ出力
• 部門コード連携
• プロジェクト情報連携

など、どこまで対応できるか確認します。

導入後に再入力が残ると、経費精算システムを入れても二重入力が解消されません。

5．スマホで使いやすいか

経費精算は、経理部門だけで使うシステムではありません。

営業担当者や現場スタッフがスマートフォンから申請するケースも多いため、

• 領収書を撮影しやすいか
• 入力項目が多すぎないか
• 交通費を申請しやすいか
• 承認操作が簡単か

も確認します。

6．導入・運用サポートは十分か

導入時には、

• 初期設定
• 承認フロー設定
• 会計ソフト連携
• 社内説明
• 操作方法

などで分からないことが出やすいです。

そのため、

問い合わせ方法やサポート範囲

も比較しておきます。

特に社内にシステム担当者がいない会社では、導入支援の有無が重要になります。

7．実際に試してから決められるか

可能なら、デモやトライアルで実際の操作を確認します。

見るべきなのは、

「高機能か」ではなく「自社の人が使いやすいか」

です。

申請者・承認者・経理担当者、それぞれが一度操作すると、導入後のイメージがかなり分かりやすくなります。

経費精算システムに関するよくある質問

経費精算システムは本当に必要ですか？

すべての会社に必要とは限りません。

経費申請件数が少なく、承認フローも単純で、現在の方法でほとんど手間がかかっていないなら、無理に導入する必要はありません。

一方で、

• 紙の領収書が多い
• Excelへの入力が多い
• 承認に時間がかかる
• 会計ソフトへ再入力している
• 複数拠点で申請が発生する

といった会社では、導入効果が出やすいです。

判断するときは、

「システムが必要か」ではなく「今の作業をどれだけ減らせるか」

で考えると分かりやすいです。

小規模企業でも導入する意味はありますか？

あります。

ただし、従業員数だけで判断するのはおすすめしません。

小規模企業でも、

• 経費申請が多い
• 営業担当者が多い
• 外出・出張が多い
• 経理担当者が少人数
• Excelや紙の処理に時間がかかっている

なら、システム化による効果が大きい場合があります。

逆に、申請件数が少なく現在の処理が短時間で終わっているなら、費用対効果を確認した方がいいです。

Excelで経費精算を続けるのはダメですか？

Excel自体が悪いわけではありません。

申請件数が少なく、管理する人も限られているなら、Excelで十分なケースもあります。

ただし、

• ファイルが複数できる
• 最新版が分からない
• 承認状況を把握しにくい
• 同じ内容を会計ソフトへ再入力する
• 担当者しか管理方法が分からない

といった問題が出てきたら、システム化を検討するタイミングです。

Excel管理そのものを見直したい場合は「脱Excelとは？」も参考にしてください。

導入にはどれくらい時間がかかりますか？

導入期間は、自社の経費精算ルールや利用人数、承認フロー、会計ソフトとの連携内容などによって変わります。

そのため、一律に「○日で導入できる」とは言えません。

特に、

• 承認ルートが複雑
• 部署ごとにルールが違う
• 会計ソフト連携が必要
• 社内説明が必要

な場合は、事前準備に時間がかかります。

いきなり全社導入するより、一部の部署から試して調整する方が進めやすいです。

経費精算システムを選ぶとき何を重視すればいいですか？

最も重要なのは、

自社で一番減らしたい作業を解決できるか

です。

例えば、

• 入力作業を減らしたい → OCR・AI
• 承認を早くしたい → ワークフロー
• 二重入力を減らしたい → 会計ソフト連携
• 外出先から申請したい → スマホ操作
• 紙を減らしたい → 電子保存

というように、目的によって優先する機能は変わります。

料金や機能数だけでなく、実際の業務フローに合うか確認しましょう。

まとめ｜デメリットを理解してから導入すれば失敗を減らせる

経費精算システムには、入力作業や承認、会計処理を効率化できるメリットがあります。

一方で、

• 導入・利用費用がかかる
• 従業員が操作に慣れる必要がある
• 自社の承認フローに合わない場合がある
• 会計ソフトとの連携確認が必要
• 社内ルールの整理が必要
• 人による確認が残る場合がある
• 費用対効果が合わない場合がある

といったデメリットもあります。

重要なのは、こうしたデメリットを理由に導入を避けることではありません。

現在の経費精算業務で何が負担になっているのかを整理し、その問題を解決できるシステムを選ぶことです。

特に、

申請 → 承認 → 会計処理 → 保存

のどこに時間がかかっているかを確認すると、必要な機能が見えやすくなります。

高機能なサービスを選ぶことよりも、

自社の経費精算業務を本当に減らせるか

を基準に判断しましょう。