電子帳簿保存法とは？対象者・保存要件・電子取引をわかりやすく解説

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法って聞いたことはあるけれど、結局何をすればいいのかわからない。」

そのように感じている方は少なくありません。

請求書や領収書のやり取りがメールやクラウドサービスへ移行したことで、多くの企業や個人事業主が電子データを扱うようになりました。

こうした電子データを適切に保存するためのルールが電子帳簿保存法です。

現在では、電子取引で受け取ったデータを紙に印刷して保管するだけでは原則として保存要件を満たしません。電子データのまま保存することが求められています。

この記事では、

  • 電子帳簿保存法とは何か
  • 誰が対象なのか
  • 電子取引とは何か
  • 保存しなければならない書類
  • 保存要件
  • 対応方法

まで、初心者にもわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や請求書、領収書などを電子データとして保存するためのルールを定めた法律です。

正式名称は電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律ですが、一般的には「電子帳簿保存法」と呼ばれています。

この法律の目的は、企業や個人事業主が帳簿や書類を電子的に保存できるようにし、ペーパーレス化や業務効率化を進めることです。

近年は制度改正が行われ、電子メールやクラウドサービスなどで授受した請求書・領収書などの電子取引データは電子のまま保存することが原則となっています。

電子帳簿保存法の主な改正履歴

電子帳簿保存法は1998年の施行以降、経理業務のデジタル化に合わせて 何度も改正されています。

年 主な内容
1998年 電子帳簿保存法が施行され、一定の要件を満たす帳簿や書類を 電子データで保存できるようになりました。
2005年 紙で受け取った請求書や領収書などを画像データとして保存する スキャナ保存制度が導入されました。
2015年以降 スキャナ保存の対象書類や保存要件が段階的に見直され、 制度を利用しやすくするための改正が進められました。
2022年 税務署長による事前承認制度が廃止されました。 スキャナ保存の要件も緩和される一方、不正があった場合の 加算税措置などが整備されました。
2024年 電子取引データを印刷した紙だけで保存できた従来の宥恕措置が終了し、 電子データの保存が原則となりました。 一定の事情がある場合に利用できる猶予措置も設けられています。

※制度の適用時期や要件は取引方法によって異なります。 実際の対応では国税庁の最新情報も確認してください。

電子帳簿保存法で認められている3つの保存方法

電子帳簿保存法には、大きく分けて3つの保存区分があります。

電子帳簿等保存

会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類を電子データのまま保存する方法です。

対象となるもの

  • 総勘定元帳
  • 仕訳帳
  • 現金出納帳
  • 売掛帳
  • 買掛帳
  • 決算書類

スキャナ保存

紙で受け取った請求書や領収書をスキャンし、画像データとして保存する方法です。

紙を保管する代わりに電子データで管理できるため、保管スペースの削減につながります。

電子取引データ保存

メールやクラウドサービスなどで受け取った請求書や領収書などの電子データを、そのまま保存する方法です。

現在、多くの企業が最も対応を求められるのがこの電子取引データ保存です。

電子帳簿保存法の3つの保存区分を比較

3つの保存区分は、書類をどのように作成したか、またはどのように受け取ったかによって分かれます。

保存区分 対象となるもの 具体例
電子帳簿等保存 パソコンや会計ソフトなどで、最初から電子データとして作成した帳簿・書類 仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書、請求書控えなど
スキャナ保存 紙で受け取った、または紙で作成した取引関係書類 紙の領収書、請求書、契約書、見積書、納品書など
電子取引データ保存 電子的に受け取った、または電子的に送った取引情報 メール添付のPDF、ECサイトの領収書、クラウド上の請求書、電子契約データなど
覚え方

紙で受け取ったものは「紙の保存」または「スキャナ保存」、 電子データで受け取ったものは「電子取引データ保存」と考えると整理しやすくなります。

なぜ電子帳簿保存法が必要なの？

以前は、請求書や領収書などを紙で保管することが一般的でした。

しかし、

  • メールで請求書を受け取る
  • ECサイトで領収書をダウンロードする
  • クラウドサービスで請求書を発行する

など、電子データでのやり取りが急速に普及しました。

電子データを紙へ印刷して保管するだけでは、改ざんの有無や元データの確認が難しくなります。

そこで、電子データを適切に保存するルールとして電子帳簿保存法が整備されました。

電子帳簿保存法の対象者

電子帳簿保存法は、一部の大企業だけが対象ではありません。

電子取引を行うすべての事業者が対象です。

例えば、

  • 株式会社
  • 合同会社
  • 医療法人
  • 学校法人
  • NPO法人
  • 個人事業主
  • フリーランス

などが該当します。

会社の規模や売上に関係なく、電子データで取引を行っている場合は保存義務があります。

個人事業主も対象？

はい。

個人事業主やフリーランスも電子帳簿保存法の対象です。

例えば、

  • Amazonで購入した備品の領収書
  • メールで受け取った請求書
  • クラウド会計ソフトからダウンロードした請求書

なども電子取引に該当します。

保存しなければならない書類

電子帳簿保存法では、さまざまな国税関係書類が対象となります。

代表例は次のとおりです。

  • 請求書
  • 領収書
  • 納品書
  • 見積書
  • 注文書
  • 契約書
  • 帳簿
  • 決算関係書類

紙で受け取った書類と、電子データで受け取った書類では保存方法が異なるため注意が必要です。

電子取引とは？

電子取引とは、紙ではなく電子データによって取引情報を授受することをいいます。

例えば、次のようなケースが該当します。

  • メール添付のPDF請求書
  • クラウド請求書サービス
  • ECサイトの購入履歴
  • Webからダウンロードする領収書
  • 電子契約サービス
  • EDIによる受発注

これらはすべて電子取引です。

受け取った電子データは印刷して保管するだけではなく、電子データのまま保存する必要があります。

電子取引に該当しない例

一方で、次のようなケースは電子取引ではありません。

  • 郵送で受け取った紙の請求書
  • 紙の領収書
  • 手書きの契約書

これらは紙書類として保存します。

保存要件とは？

電子帳簿保存法では、「電子データを保存する」だけでは要件を満たしません。

税務調査が行われた際に内容を確認できるよう、一定のルールに従って保存する必要があります。

特に重要なのは、次の2つです。

  • 検索要件
  • 改ざん防止措置

この2つを理解しておくと、電子帳簿保存法の全体像が見えやすくなります。

検索要件

保存した電子データは、必要なときにすぐ探し出せる状態で保存しなければなりません。

一般的には、次の項目で検索できることが求められます。

  • 取引年月日
  • 取引金額
  • 取引先名

例えば、税務調査で「2026年5月にA社から受け取った請求書を見せてください」と言われた場合でも、すぐに表示できる状態が理想です。

クラウド会計ソフトや請求書管理システムでは、このような検索機能が標準で備わっているものが多くあります。

改ざん防止措置

電子データは簡単に編集できるため、「あとから内容を書き換えていない」ことを示す仕組みも必要です。

代表的な方法には次のようなものがあります。

  • タイムスタンプを付与する
  • 訂正・削除履歴が残るシステムを利用する
  • 社内で事務処理規程を整備し、そのルールに従って運用する

最近の電子帳簿保存法対応サービスでは、これらの要件を満たせる機能が用意されていることが多く、自社で一から仕組みを作る負担を減らせます。

スキャナ保存のポイント

紙で受け取った書類は、一定の要件を満たせばスキャンして電子保存できます。

対象となる書類の例は次のとおりです。

  • 領収書
  • 請求書
  • 納品書
  • 契約書
  • 見積書

スキャナ保存を利用すると、紙の保管スペースを削減できるほか、必要な書類をパソコンやスマートフォンから検索しやすくなります。

ただし、スキャナ保存には画像の鮮明さや保存方法などに関する要件があるため、導入前に確認しておくことが大切です。

電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法へ対応すると、法令を守るだけでなく、経理業務全体の効率化にもつながります。

保管スペースを削減できる

紙の請求書や領収書を大量に保管する必要がなくなり、書庫やキャビネットのスペースを有効活用できます。

必要な書類をすぐ検索できる

日付や取引先、金額などで検索できるため、紙のファイルを探し回る必要がありません。

経理担当者だけでなく、管理者や税理士との情報共有もしやすくなります。

テレワークに対応しやすい

クラウド上で書類を管理すれば、オフィスにいなくても必要なデータを確認できます。

在宅勤務や複数拠点での業務にも対応しやすくなります。

経理業務を効率化できる

電子帳簿保存法対応システムには、

  • OCRによる自動読取
  • AIによる仕訳補助
  • 会計ソフトとの連携

などの機能を備えたものも多く、入力作業や確認作業の負担を軽減できます。

電子帳簿保存法のデメリット

一方で、導入前に理解しておきたい点もあります。

システム導入費用がかかる

クラウドサービスを利用する場合、初期費用や月額利用料が発生することがあります。

ただし、紙の保管コストや作業時間を削減できるため、長期的には費用対効果が高いケースも少なくありません。

社内ルールの整備が必要

電子データを誰が保存し、どのように管理するかといったルールを決める必要があります。

担当者によって保存方法が異なると、必要なデータを見つけにくくなる原因になります。

運用に慣れるまで時間がかかる

新しいシステムを導入した直後は、操作方法や保存ルールに慣れるまで一定の時間が必要です。

マニュアルの整備や社内研修を行うことで、スムーズな運用につながります。

電子帳簿保存法への対応方法

対応方法は、大きく3つあります。

① 手作業で管理する

フォルダを作成し、電子データを整理して保存する方法です。

導入コストを抑えられる反面、検索や管理に手間がかかりやすく、データ量が増えると運用負担が大きくなります。

② クラウドストレージを利用する

クラウドストレージを利用して電子データを保管する方法です。

社内でデータを共有しやすく、バックアップもしやすいというメリットがあります。

ただし、電子帳簿保存法の要件を満たせるかどうかは、利用するサービスや運用方法を確認する必要があります。

③ 電子帳簿保存法対応システムを導入する

もっとも効率的なのが、電子帳簿保存法に対応した経理システムを導入する方法です。

これらのサービスでは、

  • 電子データの保存
  • 検索機能
  • 改ざん防止
  • OCR読取
  • 会計ソフト連携

などを一つのシステムで管理できるものもあります。

企業規模が大きくなるほど、業務効率化の効果を実感しやすいでしょう。

電子帳簿保存法への対応手順

電子帳簿保存法への対応は、次の5つのステップで進めると整理しやすくなります。

STEP 1
保存対象を洗い出す

請求書、領収書、契約書、見積書など、現在扱っている帳簿や書類を確認します。

STEP 2
保存区分を確認する

電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存のどれに該当するかを整理します。

STEP 3
保存方法を決める

フォルダ管理、クラウドストレージ、会計ソフトなど、自社に合った保存方法を選びます。

STEP 4
社内ルールを整備する

ファイル名、保存先、担当者、保存期限、訂正方法などを社内で統一します。

STEP 5
定期的に運用を見直す

保存漏れや検索できないデータがないかを確認し、必要に応じて運用を改善します。

電子帳簿保存法への対応チェックリスト

自社の対応状況を確認するために、次の項目を順番にチェックしてみましょう。

✓
電子取引の有無を確認している

メール添付の請求書や領収書、ECサイトからダウンロードした明細などを確認します。

✓
保存対象となるデータを把握している

請求書、領収書、見積書、注文書、契約書など、保存が必要な取引データを整理します。

✓
データの保存場所を決めている

社内サーバー、クラウドストレージ、会計ソフトなど、保存先を統一します。

✓
検索できる状態にしている

取引年月日、取引金額、取引先名などで検索できるように管理します。

✓
改ざん防止の仕組みを用意している

タイムスタンプ、訂正履歴が残るシステム、事務処理規程などを活用します。

✓
社内ルールを共有している

保存方法やファイル名、担当者、保存期限を社内で統一します。

確認ポイント

特に電子取引データは、紙に印刷して保存するだけでは原則として対応できません。 電子データのまま保存できる仕組みを整えておきましょう。

おすすめの電子帳簿保存法対応システム

電子帳簿保存法へ効率よく対応するには、対応機能を備えたクラウドサービスの活用がおすすめです。

電子帳簿保存法対応システムの選び方

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際は、価格だけでなく、保存機能や使いやすさも確認しましょう。

確認項目 確認する内容 選ぶときのポイント
保存区分 電子取引、スキャナ保存、電子帳簿等保存に対応しているか 自社が必要とする保存区分に対応しているものを選ぶ
検索機能 取引年月日、取引金額、取引先名などで検索できるか 税務調査や確認作業で探しやすいものを選ぶ
改ざん防止 訂正・削除履歴、タイムスタンプなどの機能があるか 保存要件を満たせる仕組みがあるか確認する
操作性 アップロードや検索、承認作業が簡単にできるか 経理担当者だけでなく、現場でも使いやすいものを選ぶ
連携機能 会計ソフト、経費精算、請求書システムと連携できるか 現在利用しているサービスとの相性を確認する
料金 初期費用、月額料金、保存容量、利用人数 将来の利用人数やデータ量も含めて比較する

← 表は左右にスクロールできます →

ここでは代表的なサービスを紹介します。

楽楽精算

楽楽精算は、経費精算や電子帳簿保存法への対応をまとめて行えるクラウドサービスです。

主な特徴

  • 経費精算を自動化
  • 電子帳簿保存法に対応
  • 承認ワークフローを搭載
  • 会計ソフトと連携可能

経費精算業務も一緒に効率化したい企業に向いています。

TOKIUM

TOKIUMは請求書や領収書管理に強みを持つクラウドサービスです。

主な特徴

  • 領収書管理
  • 請求書管理
  • 電子帳簿保存法対応
  • OCRによる自動読取

紙と電子データをまとめて管理したい企業に適しています。

Bill One

Bill Oneは請求書管理に特化したサービスです。

特徴

  • 請求書を一元管理
  • 電子帳簿保存法対応
  • AI・OCRによるデータ化
  • インボイス制度にも対応

請求書の受領業務を効率化したい企業に人気があります。

バクラク

バクラクはAIを活用した経理DXサービスです。

特徴

  • AI-OCR搭載
  • 電子帳簿保存法対応
  • 経費精算
  • 請求書受領

入力作業を減らしたい企業に向いています。

freee会計

freee会計は個人事業主や中小企業で導入実績の多いクラウド会計ソフトです。

特徴

  • 会計業務を自動化
  • 電子帳簿保存法対応
  • 銀行・カード連携
  • 確定申告にも対応

小規模事業者でも導入しやすいサービスです。

マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウドは経理・会計・給与などをまとめて管理できるクラウドサービスです。

特徴

  • 電子帳簿保存法対応
  • AI入力
  • 銀行連携
  • 経理業務を一元管理

将来的にバックオフィス全体を効率化したい企業にも適しています。

電子帳簿保存法対応サービスを比較

電子帳簿保存法に対応したサービスは、保存機能や対象業務によって特徴が異なります。

サービスの種類 主な機能 向いている企業 注意点
会計ソフト 帳簿作成、仕訳管理、決算書作成、証憑保存 会計業務全体をまとめて効率化したい企業 電子取引保存の機能範囲を事前に確認する
経費精算システム 領収書読取、申請、承認、仕訳連携、証憑保存 従業員の立替経費や申請業務が多い企業 利用人数によって料金が変わる場合がある
請求書受領システム 請求書受領、OCR読取、データ化、承認、保存 毎月多くの請求書を受け取る企業 紙の請求書の受領方法や代行範囲を確認する
文書管理システム 契約書、請求書、領収書などの一元管理 多種類の書類をまとめて管理したい企業 会計ソフトとの連携機能を確認する
クラウドストレージ ファイル保存、共有、検索、アクセス権限管理 低コストで電子データ保存を始めたい企業 改ざん防止や検索要件を別途整える必要がある

← 表は左右にスクロールできます →

比較するときのポイント

導入前に、保存したい書類の種類、利用人数、会計ソフトとの連携、月額料金を確認しましょう。

電子帳簿保存法に関するよくある質問（FAQ）

Q. 電子帳簿保存法は個人事業主も対象ですか？

はい。

個人事業主やフリーランスでも、電子取引を行っている場合は対象になります。

Q. メールで受け取った請求書は印刷して保存すれば大丈夫ですか？

いいえ。

電子メールで受け取った請求書やPDFは、電子データのまま保存する必要があります。

Q. 紙の領収書はどう保存すればいいですか？

紙のまま保存する方法と、要件を満たしたうえでスキャンして保存する方法があります。

Q. 電子帳簿保存法に対応しないとどうなりますか？

保存要件を満たしていない場合、税務調査で保存方法について確認を受けることがあります。

そのため、日頃から適切な保存方法で運用することが重要です。

Q. 中小企業でもシステムを導入したほうがいいですか？

電子取引が増えている場合は、管理や検索の効率化という面でも導入を検討する価値があります。

企業規模や取引件数に合わせて、必要な機能を備えたサービスを選ぶとよいでしょう。

電子帳簿保存法とは？対象者・保存要件・電子取引をわかりやすく解説｜まとめ

電子帳簿保存法は、帳簿や請求書、領収書などを電子データで適切に保存するための法律です。

電子取引が普及した現在では、多くの企業や個人事業主にとって対応が必要な制度となっています。

制度への対応は、「法律を守るため」だけではありません。

  • 書類を探す時間の短縮
  • ペーパーレス化
  • テレワークへの対応
  • 経理業務の効率化
  • 保管コストの削減

など、多くのメリットがあります。

電子データの保存方法や検索要件、改ざん防止措置を理解し、自社に合った方法で運用を進めていきましょう。

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電子帳簿保存法について理解したら、次の記事もあわせてご覧ください。

参考・根拠にした情報

本記事は、国税庁およびe-Gov法令検索で公開されている情報を参考に作成しています。

※制度やサービスの内容は変更される場合があります。 実際の税務判断については、税務署または税理士などの専門家へご確認ください。

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